لماذا لا تقدّم CAS خدمات استشارية

يُطرح علينا هذا السؤال كل أسبوع تقريبًا، وغالبًا بنبرة لا تخلو من الاستغراب: أنتم تدققون أنظمة الإدارة، وتعرفون تمامًا كيف يبدو النظام المطابق، فلماذا لا تساعدوننا على بنائه؟

والإجابة ليست عزوفًا تجاريًا، بل حظر تنص عليه المواصفة التي نحن معتمدون وفقها، وهو السبب الوحيد الذي يجعل لشهادتنا قيمة لدى من يقرؤها.

القاعدة

ينص البند 5.2.5 من ISO/IEC 17021-1 على أن جهة منح الشهادات، وأي جزء من الكيان القانوني نفسه، وأي كيان خاضع لسيطرتها التنظيمية، لا يجوز له أن يعرض أو يقدّم استشارات في أنظمة الإدارة.

وتحدد المواصفة معنى ذلك في البند 3.3: المشاركة في إنشاء نظام إدارة أو تطبيقه أو المحافظة عليه. وأمثلتها صريحة: إعداد أدلة النظام أو الإجراءات أو إنتاجها، وتقديم نصائح أو تعليمات أو حلول محددة لتطوير نظام إدارة وتطبيقه.

فالحظر إذن ليس ضيقًا. ولا يقتصر على تعاقد استشاري رسمي بنطاق موقّع، بل يشمل النصيحة المحددة أيضًا.

لماذا وُضعت القاعدة

تخيّل ما يحدث لو صمّمنا نظامك ثم دققناه.

سيكون فريق التدقيق بصدد فحص عمل أنجزته المؤسسة التي ينتمي إليها. كل نتيجة ستكون حكمًا على قرار اتخذه زميل، وكل مطابقة ستكون تأكيدًا على أننا أصبنا من المرة الأولى. وتسمّي ISO/IEC 17021-1 ذلك في البند 4.2.4 b): تهديد المراجعة الذاتية، أي التهديدات الناشئة عن قيام شخص أو جهة بمراجعة عمل أنجزه بنفسه.

ولن يكون أمام المشتري الذي يقرأ الشهادة أي سبيل لرؤية شيء من ذلك. فالمستند يبدو واحدًا في الحالتين. وما يعوّل عليه هو أن طرفًا لا مصلحة له في النتيجة قد عاين الأمر وكوّن حكمًا مستقلًا.

فإن انكسر ذلك، كفّت الشهادة عن حمل أي معلومة، وصارت مجرد تصريح من مؤسسة عن عمل أنجزته بنفسها، وهو بالضبط ما وُجد منح الشهادات من طرف ثالث ليحلّ محلّه.

القيد هو المنتج نفسه. فكل ما لا تستطيع جهة منح الشهادات فعله هو ما يمنح قيمةً لما تفعله.

إلى أي مدى تمتد القاعدة

ثمة أربعة امتدادات للقاعدة تستحق المعرفة، لأن المؤسسات تصطدم بها على غير توقع.

الكيان القانوني بأكمله. يشمل البند 5.2.5 أي جزء من الكيان القانوني نفسه، وأي كيان خاضع للسيطرة التنظيمية لجهة منح الشهادات. وإنشاء إدارة منفصلة لا يحل المشكلة.

التدقيق الداخلي. يعدّ البند 5.2.6 قيام جهة منح الشهادات بالتدقيق الداخلي لعملائها الحاصلين على الشهادة تهديدًا جسيمًا، ويحظر منح الشهادة لنظام دققته داخليًا إلا بعد مرور عامين على الأقل من انتهاء ذلك العمل.

الجهات المرتبطة. البند 5.2.7: إذا تلقّى العميل استشارات في أنظمة الإدارة من جهة تربطها علاقة بجهة منح الشهادات، فذلك تهديد جسيم، يُخفَّف بعدم منح الشهادة إلا بعد مرور عامين على الأقل من انتهاء الاستشارات.

الأفراد. البند 5.2.10: لا يجوز للأفراد الذين قدّموا استشارات لعميل، بما في ذلك بصفة إدارية، المشاركة في تدقيق ذلك العميل أو في أي أنشطة أخرى لمنح الشهادة له، ويُعدّ مرور عامين إجراء التخفيف المعترف به.

ولهذا تسأل مراجعة الطلب لدينا عمّا إذا كنت قد عملت مع مستشار ومتى انتهى ذلك التعاقد. ليس ذلك من باب الفضول، والإجابة الصادقة تحميك: فالشهادة الممنوحة بالمخالفة لهذه البنود شهادة معرّضة للخطر.

ولا عمولات على الإحالة

ثمة ممارسة ذات صلة تتعامل معها المواصفة بالجدية نفسها، وهي شائعة في السوق بما يكفي لتستحق التصريح بها.

يُعدّد البند 5.2.3 مصادر التهديد للحيادية، ويذكر من بينها دفع عمولة مبيعات أو أي حافز آخر مقابل إحالة عملاء جدد.

ويذهب البند 5.2.9 أبعد من ذلك: لا يجوز تسويق أنشطة جهة منح الشهادات أو عرضها على أنها مرتبطة بأنشطة مؤسسة تقدّم استشارات في أنظمة الإدارة. ولا يجوز لجهة منح الشهادات أن تصرّح أو تُلمّح بأن الحصول على الشهادة سيكون أبسط أو أسهل أو أسرع أو أقل تكلفة إذا استُعين بجهة استشارية بعينها.

فإذا أخبرك مستشار بأن العمل معه يجعل الحصول على الشهادة من جهة بعينها أيسر، فهذا الترتيب هو تحديدًا ما وُضع البند لمنعه، وجهة منح الشهادات مُلزمة باتخاذ إجراء لتصحيح مثل هذه التصريحات.

ما الذي نستطيع تقديمه

الحظر أضيق مما يبدو للوهلة الأولى، والمساحة المتاحة داخله مفيدة حقًا.

شرح المتطلبات. ما الذي يطلبه البند، وما الذي لا يطلبه، وكيف يُتحقَّق من المطابقة. وكل ما ننشره في مقالاتنا يندرج هنا.

شرح العملية. مراجعة الطلب، والمرحلتان، وكيف تُحسب مدة التدقيق، ومن يتخذ القرار، وما الذي يحدث في تدقيق المتابعة.

الإجابة عن الأسئلة الفنية بعبارات عامة. ما الذي تقصده المواصفة بمصطلح ما، وكيف يُثبَت المتطلب عادةً، وما الذي تنظر إليه فرق التدقيق في الغالب.

تقديم تدريب عام. تنص الملاحظة 1 للبند 3.3 صراحةً على أن تنظيم التدريب والمشاركة فيه بصفة مدرّب لا يُعدّ استشارة، شريطة أن يقتصر البرنامج التدريبي على معلومات عامة؛ فلا يجوز للمدرّب تقديم حلول خاصة بعميل بعينه.

إخبارك بوضوح حين يقع أمر خارج ما يمكننا الإجابة عنه. وهذا ما نفعله، وهو في الغالب أنفع من إجابة مراوِغة.

أين يقع الحد الفاصل فعلًا

الحد الفاصل ليس بين «مفيد» و«غير مفيد»، بل بين العام والخاص بعميل بعينه.

«يتطلب البند 6.1 تحديد المخاطر والفرص مع مراعاة القضايا الواردة في البند 4.1» معلومة عامة، تصدق على كل مؤسسة تطبّق المواصفة.

«هكذا ينبغي أن تعمل عملية إدارة المخاطر لديك في ضوء مواقعك الثلاثة وعمالتك الموسمية» نصيحة خاصة بعميل بعينه. إنها مشاركة في إنشاء النظام، وهي ما لا نستطيع تقديمه.

والتمييز نفسه يحكم التدريب. فالبرنامج التدريبي عمّا تتطلبه ISO 9001 عام. أما ورشة العمل التي تُخرج إجراءاتك فليست برنامجًا تدريبيًا.

اختيار مستشار، إن أردت ذلك

تستعين مؤسسات كثيرة بمستشار، ولا عيب في ذلك. فالمواصفة تتوقع هذا، وكل ما تشترطه هو الفصل.

أما ما لا نستطيع فعله فهو أن نرشّح لك مستشارًا. لا لأننا بلا رأي، بل لأن البند 5.2.9 يحظر هذا الربط تحديدًا، وأي ترشيح منا سيُضعف الاستقلالية التي تدفع مقابلها.

وما نستطيع قوله لك هو السؤال الهيكلي الذي يستحق الطرح: أيًّا كانت الجهة التي تتعاقد معها، يجب أن يظل عملها منفصلًا عن تدقيقنا، ولهذا الفصل ذاكرة تمتد عامين في البنود المذكورة أعلاه.