هدفان من الأهداف السبعة لتدقيق المرحلة الأولى لا يتعلقان بك

كتبنا في الأسبوع الثاني أن المرحلة الأولى تدقيق له مخرجات محددة وليست زيارة تعريفية، وسردنا ما تفحصه. وكانت تلك القائمة دقيقة، لكنها لم تكن مكتملة.

يحدد البند 9.3.1.2.2 من ISO/IEC 17021-1 لتدقيق المرحلة الأولى سبعة أهداف، مرقّمة من a) إلى g). خمسة منها تنصبّ على العميل. أما الاثنان الآخران فلا ينصبّان على شيء — بل هما استعداد فريق التدقيق نفسه.

وهذا هو الجزء الذي لا يصفه أحد، وهو يغيّر طبيعة ذلك اليوم.

الهدفان الغائبان

e) مراجعة تخصيص الموارد لتدقيق المرحلة الثانية، والاتفاق مع العميل على تفاصيل المرحلة الثانية.

f) توفير محور تركيز لتخطيط المرحلة الثانية، من خلال اكتساب فهم كافٍ لنظام الإدارة لدى العميل ولعمليات الموقع في سياق مواصفة نظام الإدارة.

اقرأهما على أنهما تعليمات موجّهة إلى المدقق، فهذا ما هما عليه فعلًا. أحدهما يتعلق بعدد أيام التدقيق التي تحتاجها المرحلة الثانية ومن سيحضرها. والآخر يتعلق بأن يعرف فريق التدقيق ما يكفي لكتابة خطة تتجه إلى المواضع الصحيحة.

لا يُفضي أيٌّ منهما إلى حكم على المؤسسة. وكلاهما يجعل المرحلة الثانية ممكنة.

شخصان في الغرفة، وسؤالان مختلفان

تعيش المؤسسة المرحلة الأولى على أنها خضوع للفحص. ولها الحق في ذلك: فخمسة من الأهداف السبعة هي هذا بالضبط.

والمدقق يفعل ذلك ويفعل أمرًا آخر في الوقت ذاته — يتبيّن ما إذا كان من المجدي إجراء المرحلة الثانية، وما الذي تتطلبه، وإلى أين ينبغي أن تتجه. فالحوار نفسه يخدم الغرضين معًا، ولا يظهر منهما من مقعد العميل إلا غرض واحد.

وهذا يفسّر لبسًا شائعًا. إذ يقول كثيرون إن المرحلة الأولى بدت أقرب إلى نقاش منها إلى تدقيق، فيستنتجون أنها كانت غير رسمية. لقد كانت نقاشًا لأن الهدفين e) و f) يتحققان بالنقاش: فالبند 9.3.1.2.2 b) ينص صراحةً على أن يقوم المدقق بـ«إجراء نقاشات مع العاملين لدى العميل». فالطابع غير الرسمي هو المنهج، وليس مقياسًا للجدية.

المواصفة تُسقط الشيء الوحيد الذي كان سيجعلها تبدو تدقيقًا

يتضمن البند 9.3.1.2.1 ملاحظة يسهل أن تمرّ عليها العين دون انتباه:

لا يتطلب تدقيق المرحلة الأولى خطة تدقيق رسمية.

كل تدقيق آخر في الدورة له خطة. أما المرحلة الأولى فمُعفاة منها، وهذا الإعفاء ليس سهوًا ولا مجاملة.

بل هو نتيجة للهدف f). فخطة التدقيق الرسمية للمرحلة الثانية من الأمور التي وُجدت المرحلة الأولى لتجعلها ممكنة — ولا يمكنك أن تشترط، مدخلًا للنشاط، الوثيقةَ التي وُجد النشاط لإنتاجها. ولذلك لا تشترط المواصفة إلا أن يضمن التخطيط إمكانية تحقيق الأهداف، وأن يُبلَّغ العميل بأي أنشطة تُجرى في الموقع.

فالزيارة التي تبدو أبعد ما تكون عن التدقيق شكّلها البند على هذا النحو، لسبب لا علاقة له بمدى جديتها.

البند 9.3.1.2.3 يرد بصيغة «يجب». إذ تُبلَّغ إلى العميل استنتاجاتٌ موثّقة بشأن تحقق أهداف المرحلة الأولى ومدى الجاهزية للمرحلة الثانية — بما في ذلك تحديد أي مجالات مثيرة للقلق قد تُصنَّف حالةَ عدم مطابقة خلال المرحلة الثانية.

ويترتب على ذلك أمران يحسن الفصل بينهما.

المُخرج استشرافي. فهو ليس حكمًا على النظام بوضعه الحالي؛ بل يسمّي ما سيُسجَّل لاحقًا لو بقي الحال على ما هو عليه.

والمُخرج حقٌّ واجب، لا تفضّل. فالملاحظة المرفقة به تنص على أنه «لا يلزم أن يستوفي المتطلبات الكاملة للتقرير»، وهذا يتعلق بالشكل، لا بوجوده من عدمه. والمرحلة الأولى التي لم تُنتج استنتاجات موثّقة لم تستوفِ البند 9.3.1.2.3.

الجملة الأخيرة في البند

يحدد البند 9.3.1.2.4 كيفية تحديد الفاصل الزمني بين المرحلتين، ويختتم بما يلي:

يجب إبلاغ العميل بأن نتائج المرحلة الأولى قد تؤدي إلى تأجيل المرحلة الثانية أو إلغائها.

ليس قد، في حالات استثنائية. بل هو التزام قائم على جهة منح الشهادات بأن تقول ذلك مسبقًا، ولهذا تقرؤه هنا بدلًا من أن تكتشفه لاحقًا.

ويضيف البند نفسه أمرًا يُغفَل عادةً عند وصف الفاصل الزمني: فجهة منح الشهادات قد تحتاج أيضًا إلى مراجعة ترتيباتها للمرحلة الثانية. فالفاصل ليس موجودًا لكي يتصرف العميل خلاله فحسب. وأحيانًا يكون ما أثبتته المرحلة الأولى أن فريق التدقيق أخطأ في تقدير الموارد، والفاصل هو وقت تصحيح ذلك.

ما الذي يعنيه ذلك في قراءتك لذلك اليوم

المرحلة الأولى نشاط واحد يخدم غرضين، والغرض الثاني يبقى خفيًا ما لم تعرف بوجوده.

ولذلك فالأسئلة التي تحقق منها أكبر فائدة تتعلق بالتدقيق لا بجاهزيتك أنت: أي الأهداف تحققت، وما مجالات القلق التي حُدّدت، وما الذي ستُخصَّص له موارد المرحلة الثانية وتُخطَّط لتغطيته الآن، وهل يعني أيٌّ مما وُجد أن موعد المرحلة الثانية سيتغيّر.

ولكل سؤال منها بند يستند إليه، وليس أيٌّ منها منّة.

هذه معلومات عامة عن المتطلب، وليست مشورة بشأن أي نظام إدارة بعينه.