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Due dei sette obiettivi della Fase 1 non riguardano voi

Nella seconda settimana abbiamo scritto che la Fase 1 è un audit con esiti definiti, non una visita introduttiva, ed elencato ciò che esamina. Quell'elenco…

Pubblicato da CAS — Conformity Assessment Services · 4 settembre 2026

Nella seconda settimana abbiamo scritto che la Fase 1 è un audit con esiti definiti anziché una visita introduttiva, ed elencato ciò che esamina. Quell'elenco era accurato ed era incompleto.

La ISO/IEC 17021-1 §9.3.1.2.2 assegna alla Fase 1 sette obiettivi, contrassegnati dalla a) alla g). Cinque di essi sono una valutazione del cliente. Due non sono la valutazione di nulla — sono il gruppo di audit che prepara se stesso.

È la parte che nessuno descrive, e cambia la natura di quella giornata.

I due che mancavano

e) riesaminare l'assegnazione delle risorse per la fase 2 e concordare con il cliente i dettagli della fase 2.

f) fornire un orientamento per la pianificazione della fase 2 acquisendo una comprensione sufficiente del sistema di gestione del cliente e delle attività del sito nel contesto della norma di sistema di gestione.

Leggeteli come istruzioni all'auditor, perché è ciò che sono. Il primo riguarda quante giornate-auditor richiede la Fase 2 e chi vi prenderà parte. Il secondo riguarda il fatto che il gruppo di audit sappia abbastanza da scrivere un piano che vada nei punti giusti.

Nessuno dei due produce un giudizio sull'organizzazione. Entrambi producono una Fase 2 possibile.

Due persone nella stanza, due domande diverse

L'organizzazione vive la Fase 1 come il fatto di essere osservata. Ragionevolmente: cinque dei sette obiettivi sono esattamente questo.

L'auditor sta facendo questo e, allo stesso tempo, qualcos'altro — sta valutando se la Fase 2 possa svolgersi utilmente, che cosa richiederebbe e dove dovrebbe andare. La stessa conversazione serve a entrambi gli scopi e solo uno dei due è visibile dalla sedia del cliente.

Il che spiega un equivoco frequente. Alcuni riferiscono che la Fase 1 è sembrata una discussione più che un audit, e ne concludono che fosse informale. È stata una discussione perché gli obiettivi e) ed f) si raggiungono discutendo: il §9.3.1.2.2 b) dice espressamente che l'auditor deve "intraprendere discussioni con il personale del cliente". L'informalità è il metodo, non la serietà.

La norma elimina l'unica cosa che la farebbe sembrare un audit

Il §9.3.1.2.1 contiene una nota che è facile trascurare nella lettura:

La fase 1 non richiede un piano di audit formale.

Ogni altro audit del ciclo ne ha uno. La Fase 1 ne è esente, e l'esenzione non è una svista né una cortesia.

Discende dall'obiettivo f). Un piano di audit formale per la Fase 2 è una delle cose che la Fase 1 esiste per rendere possibili — non si può richiedere, come elemento in ingresso, il documento che l'attività è lì per produrre. Perciò la norma richiede soltanto che la pianificazione assicuri che gli obiettivi possano essere raggiunti e che il cliente sia informato di eventuali attività in loco.

La visita che meno somiglia a un audit è fatta così dal punto della norma, per una ragione che non ha nulla a che vedere con quanto sia seria.

Che cosa la Fase 1 deve consegnare

Il §9.3.1.2.3 è un "deve". Le conclusioni documentate sul raggiungimento degli obiettivi della Fase 1 e sulla preparazione per la Fase 2 sono comunicate al cliente — compresa l'identificazione di eventuali aree di preoccupazione che potrebbero essere classificate come non conformità durante la Fase 2.

Ne discendono due cose che vale la pena tenere distinte.

L'esito è rivolto in avanti. Non è un verdetto sul sistema attuale; indica che cosa verrebbe messo per iscritto più avanti se restasse com'è.

E l'esito è dovuto, non offerto. La sua nota dice che "non è necessario che soddisfi tutti i requisiti di un rapporto", il che riguarda il formato, non il fatto che esista. Una Fase 1 che non abbia prodotto conclusioni documentate non ha soddisfatto il §9.3.1.2.3.

La frase alla fine del punto

Il §9.3.1.2.4 stabilisce come si determina l'intervallo tra le due fasi, e si conclude così:

Il cliente deve essere informato che i risultati della fase 1 possono comportare il rinvio o l'annullamento della fase 2.

Non può accadere in casi inusuali. È un obbligo permanente in capo all'organismo di certificazione dirlo in anticipo, ed è per questo che lo state leggendo qui anziché scoprirlo più tardi.

Lo stesso punto aggiunge qualcosa che viene tralasciato quando si descrive l'intervallo: l'organismo di certificazione può anche aver bisogno di rivedere le proprie disposizioni per la Fase 2. L'intervallo non è lì soltanto perché il cliente vi agisca. A volte ciò che la Fase 1 ha accertato è che il gruppo di audit aveva sbagliato le risorse assegnate, e l'intervallo è il momento in cui questo viene corretto.

Che cosa significa per leggere quella giornata

La Fase 1 è un'unica attività che serve a due scopi, e il secondo è invisibile se non si sa che c'è.

Perciò le domande che ne traggono di più riguardano l'audit anziché la vostra preparazione: quali obiettivi sono stati raggiunti, quali aree di preoccupazione sono state identificate, che cosa la Fase 2 sarà ora pianificata e dotata di risorse per coprire, e se qualcosa di riscontrato comporti uno spostamento della Fase 2.

Ognuna di queste domande ha alle spalle un punto della norma, e nessuna è un favore.

Si tratta di informazioni di carattere generale sul requisito, non di consulenza su un particolare sistema di gestione.