Regali, ospitalità e anticorruzione

Un certificato che si potesse comprare non varrebbe nulla: né per il cliente che lo possiede, né per i clienti che vi fanno affidamento, né per CAS. CAS Conformity Assessment Services («CAS») vieta quindi, in modo assoluto, di offrire, dare, sollecitare o accettare regali, tangenti, commissioni o incentivi di qualsiasi tipo e importo in relazione a qualsiasi attività di certificazione. Il divieto vale in entrambe le direzioni: per tutto ciò che viene offerto al personale CAS e per tutto ciò che viene chiesto da chiunque agisca — o dichiari di agire — per CAS.

CAS certifica sistemi di gestione anticorruzione (ISO 37001). Applichiamo ai nostri audit la stessa disciplina che valutiamo negli altri.

Nulla di quanto segue può essere offerto a, o accettato da, gruppo di audit, esperti tecnici, decisori, membri dei comitati o altro personale CAS — prima, durante o dopo un audit, e anche nel periodo in cui è pendente una decisione di certificazione, un ricorso o un reclamo:

• Denaro in qualsiasi forma — contanti, buoni, carte regalo, bonifici, «spese» oltre gli importi documentati, o pagamento di conti privati di una persona.
• Regali di qualsiasi tipo o valore — merce, prodotti, campioni oltre quanto l'audit stesso richiede come evidenza, souvenir o regali stagionali.
• Vantaggi diretti a familiari o conoscenti — tutto ciò che è destinato a un parente, amico o collaboratore di una persona coinvolta nella certificazione ha lo stesso effetto di un vantaggio personale ed è trattato allo stesso modo.
• Offerte o discussioni di assunzione con un membro del gruppo di audit o un decisore mentre è in corso un audit, una decisione o un ricorso riguardante quel cliente. Ogni approccio deve essere dichiarato subito a CAS e la persona interessata si ritira.
• Consulenza — chiedere al gruppo di audit di progettare il sistema di gestione o di risolvere i rilievi che solleva. CAS non fornisce consulenza sui sistemi di gestione (§5.2.5) e il personale che ha fornito consulenza a un cliente non partecipa al suo audit o alla sua certificazione per almeno due anni dalla fine della consulenza (§5.2.10).
• Sconti personali, servizi gratuiti, upgrade o intrattenimento — prodotti o servizi del cliente a condizioni di favore, ospitalità divenuta intrattenimento (turismo, eventi, cene celebrative) o upgrade di viaggio a beneficio personale.
• Pagamenti al di fuori della proposta con i costi — ogni corrispettivo legittimo è fatturato da CAS per iscritto. Nessun corrispettivo, onere o «pagamento acceleratorio» è mai dovuto a una persona fisica, in contanti o per un particolare risultato.
• Pressioni commerciali — minacciare di trattenere i corrispettivi, interrompere il rapporto o agire contro una persona a meno che un rilievo venga attenuato o una decisione modificata. CAS lo tratta come una minaccia di intimidazione all'imparzialità e risponde di conseguenza.

Esattamente tre cose possono essere fornite da un cliente a un gruppo di audit, e solo perché l'audit stesso ne ha bisogno: ospitalità, trasporto e alloggio — ciascuna ragionevole e necessaria allo svolgimento dell'audit, mai un regalo sotto altro nome. Di norma CAS paga viaggio e alloggio nell'ambito della proposta con i costi; un cliente li fornisce solo dove la proposta lo prevede (ad esempio il trasporto verso un sito remoto).

Applicate questo criterio — devono valere tutti e quattro i requisiti:

• Necessario — l'audit non potrebbe ragionevolmente procedere senza.
• Modesto e consueto — livello da visita di lavoro, classe standard, ciò che qualsiasi visitatore in trasferta riceverebbe.
• Trasparente — offerto a tutto il gruppo, concordato con CAS, mai rivolto privatamente a una sola persona.
• Limitato all'audit — solo nei giorni di audit, solo al gruppo di audit, presso o tra le sedi dell'audit.

Da una parte e dall'altra della linea:

• Un pranzo di lavoro nella mensa del sito nei giorni di audit — consentito. Una cena celebrativa al ristorante dopo la riunione di chiusura — no.
• Un'auto dall'aeroporto o dall'hotel a uno stabilimento senza alternative praticabili — consentito. La stessa auto per un giro turistico nel pomeriggio libero — no.
• Una camera d'albergo standard vicino a un sito remoto per le notti dell'audit — consentito. Una suite, notti extra per il fine settimana o una camera per il coniuge — no.
• Acqua, caffè e i DPI necessari in prestito nella sala audit — consentito. Una «borsa congressuale» di gadget aziendali da portare a casa — no.

Se una situazione non è chiaramente dalla parte consentita, è vietata finché CAS non l'abbia approvata per iscritto: chiedete a noi, non all'auditor.

Ogni persona che partecipa alle attività di certificazione CAS è personalmente vincolata, per iscritto, prima di qualsiasi incarico:

• a un codice di condotta — il comportamento personale descritto nell'Allegato D della ISO/IEC 17021-1, tradotto in impegni vincolanti: non accettare alcun incentivo, regalo o commissione che possa influenzarne il giudizio, riportare i rilievi con accuratezza e senza timori o favori, e non screditare CAS o il sistema di certificazione;
• a una dichiarazione di imparzialità e di conflitto di interessi (§5.2) — rivelare a CAS, prima di intraprendere qualsiasi attività, ogni situazione che possa presentare un conflitto di interessi, rinnovata annualmente e attestata di nuovo per ogni incarico; e
• a un impegno di riservatezza su tutto ciò che apprende nel corso del lavoro.

Il dovere non è solo rifiutare. Ogni offerta, allusione o richiesta — per quanto piccola o comunque formulata — deve essere riferita alla direzione CAS lo stesso giorno, affinché sia CAS, e non il singolo, a valutare la minaccia.

Quando emerge un'offerta, una richiesta o un'accettazione, CAS agisce sulla persona, sull'audit e sulle registrazioni:

• L'offerta è rifiutata e riferita lo stesso giorno e registrata come minaccia all'imparzialità, che CAS è tenuta a identificare, analizzare, trattare e documentare (§5.2.3) e a gestire come minaccia derivante dalle azioni di un'altra parte (§5.2.11).
• La persona si ritira dall'incarico ogni volta che l'offerta — accettata o meno — potrebbe comprometterla; CAS non impiega personale con un conflitto di interessi irrisolto (§5.2.13). Il gruppo di audit viene cambiato e il cliente informato.
• Il lavoro di audit viene riesaminato. La decisione di certificazione è presa da persone che non hanno partecipato all'audit; dove l'oggettività di qualsiasi evidenza è in dubbio, l'attività interessata viene ripetuta prima che una decisione vi si basi.
• Chi ha accettato un incentivo subisce le conseguenze degli impegni sottoscritti e dei termini di incarico — fino alla risoluzione dell'incarico e alla rimozione dall'elenco degli auditor approvati di CAS — e CAS può segnalare condotte penalmente rilevanti, come la corruzione, alle autorità competenti.
• Il comitato per l'imparzialità vede ogni registrazione di questo tipo e può agire indipendentemente dalla direzione di CAS, fino a informare l'organismo di accreditamento.

Offrire, dare o promettere qualsiasi cosa vietata sopra — da parte del cliente o di chi agisce per suo conto — costituisce un mancato rispetto delle condizioni di certificazione, qualunque sarebbe stato l'esito dell'audit. A seconda del momento:

• Durante un audit — il responsabile del gruppo di audit interrompe l'attività interessata e riferisce a CAS. CAS può interrompere l'audit; i corrispettivi per il lavoro svolto restano dovuti, perché remunerano la valutazione e non un risultato.
• Prima di una decisione — la certificazione non è concessa finché non può essere assicurata l'oggettività delle evidenze o della decisione. Dove il tentativo stesso rende impossibile una certificazione imparziale, la certificazione è rifiutata.
• Dopo il rilascio di un certificato — la questione è gestita secondo le nostre regole di certificazione: sospensione della certificazione e, dove giustificato, ritiro. Lo stato di sospensione e ritiro è pubblicamente accessibile.

Chiunque — un auditor, un dipendente di un cliente, un concorrente, un cittadino — può segnalare un'offerta, una richiesta o un'accettazione tramite il nostro processo di reclamo. Le segnalazioni sono confermate entro 2 giorni lavorativi, indagate da persone non coinvolte nella questione, gestite secondo la nostra politica di riservatezza, e nessuna azione discriminatoria è mai adottata contro chi segnala.

Gli episodi di regali e incentivi — incluse le offerte rifiutate — alimentano l'identificazione e l'analisi continue delle minacce all'imparzialità da parte di CAS, sono riesaminati dal comitato per l'imparzialità e confluiscono nel riesame di direzione. Anche l'assenza di segnalazioni viene esaminata: a un programma di audit che non registra mai un'offerta rifiutata viene chiesto il perché.