ثلاث خطوات للتحقق من أي شهادة ISO قبل قبول المورّد

يرسل إليك مورّد شهادة. لديك ثلاث دقائق ولا تملك معرفة متخصصة. إليك بالضبط ما تفعله بها.

هذه هي النسخة العملية. فإن أردت المنطق الكامن وراءها، أي ما هو الاعتماد ولماذا توجد السجلات العامة أصلًا، فذلك موضوع مقال مستقل. أما هذا المقال فيفترض أنك مقتنع بالمبدأ، وتريد الإجراء فحسب.

الخطوة 1 — اقرأ ما تنص عليه الشهادة

قبل أن تفتح المتصفح، ابحث عن أربعة أمور في المستند نفسه.

اسم جهة منح الشهادات. لا جهة الاعتماد، ولا المواصفة، بل الجهة التي أصدرت هذه الشهادة.

جهة الاعتماد ورقم الاعتماد. يظهران عادةً قرب أحد الشعارات أو في تذييل الصفحة. فإن لم يظهر أيٌّ منهما في أي موضع من المستند، فقد عرفت أهم ما يلزم: هذه ليست شهادة صادرة في إطار الاعتماد، والخطوات المتبقية ستؤكد ذلك لا أكثر.

المواصفة مع سنة إصدارها. ISO 9001:2015، لا «ISO 9001». فالسنة مهمة حين تكون هناك فترات انتقالية سارية.

بيان النطاق والمواقع. هذا هو الحقل الذي يتجاوزه معظم الناس، وهو الذي يتبيّن في الغالب أنه الأهم. اقرأه الآن، فستقارنه بما في السجل في الخطوة 3.

دوّن رقم الشهادة والاسم القانوني الدقيق للمؤسسة الحاصلة على الشهادة. فبهما ستبحث، وفيهما تظهر التباينات.

الخطوة 2 — تحقّق من جهة منح الشهادات

خذ رقم الاعتماد إلى السجل العام لجهة الاعتماد، لا إلى الموقع الإلكتروني لجهة منح الشهادات نفسها.

وهذا التمييز هو جوهر الخطوة كلها. فبوسع أي أحد أن ينشر صفحة يدّعي فيها الاعتماد، أما السجل فتتولاه الجهة التي منحت الاعتماد.

تأكد من ثلاثة أمور:

أن الجهة مُدرجة، وأن اعتمادها ساري المفعول، لا منتهيًا ولا معلّقًا ولا مسحوبًا.

أن مجال الاعتماد يشمل المواصفة المذكورة في شهادتك. فالاعتماد يُمنح مخططًا بمخطط. والجهة المعتمدة لمواصفة ISO 9001 ليست معتمدة تلقائيًا لمواصفة ISO 22000، وهذه فجوة حقيقية وشائعة، لا افتراضية.

أن القطاع الفني يتوافق مع النشاط المشمول بالشهادة. ضمن المخطط الواحد، يُمنح الاعتماد لقطاعات فنية محددة وفق تصنيف IAF. فالجهة المعتمدة لمواصفة ISO 9001 في قطاعَي الإنشاءات وتقنية المعلومات ليست معتمدة لمواصفة ISO 9001 في قطاع الصناعات الدوائية.

يتوقف معظم الناس بعد التأكد من وجود الجهة. لكن التحقق من المجال والقطاع هو حيث تكمن النتائج المفيدة.

الخطوة 3 — تحقّق من الشهادة

IAF CertSearch — السجل العالمي. ابحث بالاسم القانوني للمؤسسة الحاصلة على الشهادة. تُنشر فيه شهادات أنظمة الإدارة الصادرة في إطار الاعتماد من الجهات المشاركة.

صفحة التحقق الخاصة بجهة منح الشهادات. تعطيك الحالة والنطاق وتاريخ انتهاء الصلاحية من المصدر مباشرة. صفحتنا على cas.com.eg/certsearch.

ثم قارن ما تجده بما قرأته في الخطوة 1. يجب أن تتطابق أربعة أمور: الاسم القانوني للمؤسسة، والمواصفة وسنة إصدارها، وبيان النطاق، والحالة.

أي تباين في أيٍّ منها يستحق سؤالًا. والتباين في النطاق يستحق سؤالًا جادًا، لأنه الفرق بين شهادة تغطي ما تشتريه وشهادة لا تغطيه.

قراءة النطاق كما ينبغي

يحدد بيان النطاق الأنشطة والعمليات والمنتجات والخدمات التي تنطبق عليها الشهادة، والمواقع التي تشملها. وهو ليس زينة، ولا وصفًا للشركة.

ثلاث نقاط للتحقق:

هل يغطي المنتج أو الخدمة التي تشتريها؟ فالمصنّع الحاصل على الشهادة في «تصميم وتصنيع المثبّتات الفولاذية» ليس حاصلًا عليها لخط البلاستيك في المبنى نفسه.

هل يغطي الموقع الذي سيُنتج طلبيتك؟ الشهادة متعددة المواقع شائعة ومشروعة، والشهادة تذكر المواقع المشمولة.

هل هو محدد بما يكفي ليحمل معنى؟ النطاق الفضفاض إلى حدٍّ يصف معه أي مؤسسة في القطاع كُتب على الأرجح كي لا يقول شيئًا. ووفق البند 8.2.2 من ISO/IEC 17021-1، يجب أن يُصاغ النطاق دون تضليل أو غموض.

ثلاث دقائق، وإجراء ثابت لا مجرد عادة

يستغرق التسلسل كله نحو ثلاث دقائق بعد أن تجرّبه مرتين. وما يجعله فعّالًا هو القيام به في كل مرة، لا حين يبدو أن شيئًا ما ليس على ما يرام، لأن الشهادة المتقنة الصنع التي لا وجود لها لا يبدو فيها أي شيء مريب.

والطريقة العملية لتحقيق ذلك أن تجعله خطوة في تأهيل الموردين لها مسؤول محدد بالاسم، لا أمرًا يقوم به مدير الجودة حين يتذكره. فحقل في سجل المورّد لرقم الشهادة وتاريخ التحقق والنتيجة يحوّل العادة إلى ضابط رقابي.

يُلزم البند 8.1.2 من ISO/IEC 17021-1 جهة منح الشهادات بالإفصاح عن حالة أي شهادة عند الطلب. لذا فحين يكون السجل غير واضح، فإن السؤال ليس تطفّلًا، بل حق تمنحه المواصفة لمن يعوّل على الشهادة.