الفاصل بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية: سبب وجوده ومدته

يجري منح الشهادة لأول مرة عبر تدقيق من مرحلتين، والفترة الفاصلة بينهما ليست وقتًا ضائعًا، بل هي الفترة التي تؤدي فيها المرحلة الأولى دورها. ويتناول هذا المقال ما يجري في هذا الفاصل، وما تقوله المواصفة عن مدته، ولماذا لا يستطيع أحد أن يحدد لك عددًا ثابتًا من الأيام.

الغرض من المرحلة الأولى

يسرد البند 9.3.1.2.2 من ISO/IEC 17021-1 أهداف المرحلة الأولى. وبعبارة مبسطة: مراجعة المعلومات الموثقة لنظام الإدارة لدى العميل؛ وتقييم الظروف الخاصة بالموقع والتحدث مع العاملين لدى العميل لتحديد مدى الجاهزية للمرحلة الثانية؛ ومراجعة وضع العميل ومدى فهمه لمتطلبات المواصفة — من حيث الأداء الرئيسي أو الجوانب المهمة، والعمليات، والأهداف، والتشغيل؛ والحصول على المعلومات اللازمة عن النطاق، بما في ذلك المواقع والعمليات والمعدات، ومستويات التحكم (ولا سيما لدى العملاء متعددي المواقع)، والمتطلبات القانونية والتنظيمية المنطبقة؛ ومراجعة تخصيص الموارد للمرحلة الثانية والاتفاق على تفاصيلها؛ وتوفير محور لتخطيط المرحلة الثانية من خلال اكتساب فهم كافٍ للنظام ولعمليات الموقع.

المرحلة الأولى، بعبارة أخرى، فحص للجاهزية وفق قائمة تحقق محددة. وهي ليست تدقيق منح الشهادة، ولا تنتهي بإصدار شهادة.

ما تُسفر عنه المرحلة الأولى

يشترط البند 9.3.1.2.3 إبلاغ العميل باستنتاجات موثقة بشأن تحقيق أهداف المرحلة الأولى والجاهزية للمرحلة الثانية — بما في ذلك تحديد أي مواطن قلق قد تُصنَّف حالةَ عدم مطابقة خلال المرحلة الثانية.

وهذه العبارة الأخيرة هي الغرض الكامل من الفاصل. فالمرحلة الأولى تُخبر العميل كتابةً بالمواضع التي يُرجَّح أن تكشف فيها المرحلة الثانية حالة عدم مطابقة. والفاصل هو الوقت المتاح للعميل ليعالجها.

ما تقوله المواصفة عن المدة

مضمون البند 9.3.1.2.4 كاملًا: عند تحديد الفترة الفاصلة بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية، تؤخذ في الاعتبار حاجة العميل إلى معالجة مواطن القلق التي حُدّدت خلال المرحلة الأولى. وقد تحتاج جهة منح الشهادات أيضًا إلى مراجعة ترتيباتها للمرحلة الثانية. وإذا طرأت تغييرات جوهرية من شأنها التأثير في نظام الإدارة، فعلى جهة منح الشهادات أن تنظر في الحاجة إلى تكرار المرحلة الأولى كلها أو جزء منها. ويجب إبلاغ العميل بأن نتائج المرحلة الأولى قد تؤدي إلى تأجيل المرحلة الثانية أو إلغائها.

ولاحظ ما يخلو منه البند: الرقم. فلا يوجد في ISO/IEC 17021-1 حدّ أدنى للفاصل ولا حدّ أقصى. وتتحدد المدة بعامل واحد — مقدار ما يحتاج العميل إلى معالجته — إضافة إلى تخطيط جهة منح الشهادات نفسها.

لماذا لا يوجد رقم ثابت

قد يخرج عميلان يعملان بالمواصفة نفسها وبالحجم نفسه من المرحلة الأولى في وضعين مختلفين تمامًا. فلدى أحدهما نظام ناضج وموطنا قلق محدودان، فتكفيه بضعة أسابيع. ولدى الآخر برنامج تدقيق داخلي لم يُكمل دورة كاملة بعد، ومراجعة إدارة لم تُعقد؛ فلا جدوى من بدء المرحلة الثانية قبل استكمالهما، وقد يستغرق ذلك أشهرًا.

والفاصل الثابت سيكون خاطئًا في الحالتين. ولذلك تربط المواصفة الفاصل بمواطن القلق، وهي المتغير الوحيد الذي يهم فعلًا.

ما الذي قد يتغير خلال الفاصل

يعالج العميل مواطن القلق. وهذه هي النتيجة المقصودة والمعتادة.

تراجع جهة منح الشهادات ترتيباتها للمرحلة الثانية. فقد تُظهر المرحلة الأولى أن النطاق أوسع مما قُدّم به الطلب، أو أن موقعًا قد أُغفل، أو أن فريق التدقيق يحتاج إلى كفاءة قطاعية مختلفة. فتتغير الخطة تبعًا لذلك.

تُكرَّر المرحلة الأولى كلها أو جزء منها. إذا طرأ تغيير جوهري من شأنه التأثير في نظام الإدارة — كالاندماج، أو إضافة موقع جديد، أو إعادة تصميم العمليات الأساسية — فعلى الجهة أن تنظر في ما إذا كانت استنتاجات المرحلة الأولى لا تزال قائمة.

أما النتيجة الرابعة، فيُبلَّغ بها العميل مسبقًا: يجوز تأجيل المرحلة الثانية أو إلغاؤها بناءً على المرحلة الأولى. وهذا ليس تهديدًا، بل هو البند يشترط إبلاغ العميل باحتمال قائم فعلًا.

كيف تتعامل CAS مع الفاصل

تُرسَل استنتاجات المرحلة الأولى إلى العميل كتابةً، مع قائمة بمواطن القلق. ويُبلغنا العميل عند معالجتها. ثم نؤكد موعد المرحلة الثانية وفريقها وخطتها في ضوء ما كشفته المرحلة الأولى. ولا نضع عدًّا تنازليًا، ولا نشهد بالجاهزية — فالتدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة لدى العميل هما الدليل على معالجة مواطن القلق، والمرحلة الثانية هي حيث يُفحص هذا الدليل.

ماذا يعني ذلك لك

إن كنت تستعد للحصول على الشهادة: أنجز دورة التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة قبل المرحلة الأولى لا بعدها. فهما البندان اللذان يُوجدان في أغلب الأحيان غير مكتملين، وهما يحددان طول الفاصل أكثر من أي شيء آخر.

إن كنت بين المرحلتين الآن: اعمل على القائمة التي تسلّمتها كتابةً، وأبلغ جهة منح الشهادات عند إنجازها. فتقصير الفاصل بيدك.

إن كنت تقارن بين جهات منح الشهادات: فالجهة التي تَعِد بفاصل ثابت، أو بشهادة في موعد ثابت، تَعِد بشيء لا تتيح لها المواصفة معرفته مسبقًا.

CAS — جهة منح شهادات أنظمة الإدارة، معتمدة من المجلس الوطني للاعتماد (إيجاك) برقم 012418. مجال الاعتماد: ISO 9001 و ISO 14001 و ISO 45001 و ISO 22000 و ISO 50001 و ISO 22301. وتندرج الشهادات الصادرة ضمن الاعتماد لمواصفات ISO 9001 و 14001 و 45001 و 22000 و 50001 في نطاق اتفاقية الاعتراف المتبادل متعددة الأطراف للمنتدى الدولي للاعتماد (IAF MLA) الخاص بإيجاك، أما ISO 22301 فمعتمدة من إيجاك لكنها تقع خارج هذا النطاق.

تحقّق من أي شهادة: cas.com.eg/certsearch