L'intervallo tra la fase 1 e la fase 2: perché esiste e quanto dura

La certificazione iniziale è un audit in due fasi, e l'intervallo tra le fasi non è tempo morto. È dove la fase 1 fa il suo lavoro. Questo articolo riguarda ciò che accade in quell'intervallo, ciò che la norma dice sulla sua durata, e perché nessuno può indicarvi un numero fisso di giorni.

A che cosa serve la fase 1

Il punto 9.3.1.2.2 della ISO/IEC 17021-1 elenca gli obiettivi della fase 1. In parole semplici: riesaminare le informazioni documentate del sistema di gestione del cliente; valutare le condizioni specifiche del sito e confrontarsi con il personale del cliente per determinare la preparazione alla fase 2; riesaminare lo stato e la comprensione del cliente riguardo ai requisiti della norma — prestazioni chiave o aspetti significativi, processi, obiettivi, funzionamento; ottenere le informazioni necessarie sul campo di applicazione, inclusi siti, processi e attrezzature, livelli di controllo (in particolare per i clienti multisito) e requisiti cogenti applicabili; riesaminare l'allocazione delle risorse per la fase 2 e concordarne i dettagli; e fornire un punto di riferimento per la pianificazione della fase 2 acquisendo una comprensione sufficiente del sistema e delle attività del sito.

La fase 1 è, in altre parole, una valutazione di preparazione con una lista di controllo definita. Non è l'audit di certificazione, e non termina con un certificato.

Che cosa produce la fase 1

Il punto 9.3.1.2.3 richiede che le conclusioni documentate sul soddisfacimento degli obiettivi della fase 1 e sulla preparazione alla fase 2 siano comunicate al cliente — inclusa l'identificazione di qualsiasi area di preoccupazione che potrebbe essere classificata come non conformità nella fase 2.

Quest'ultima frase è l'intero scopo dell'intervallo. La fase 1 dice al cliente, per iscritto, dove la fase 2 troverà probabilmente una non conformità. L'intervallo è il tempo che il cliente ha per fare qualcosa al riguardo.

Che cosa dice la norma sulla durata

Il punto 9.3.1.2.4, nella sua piena portata: nel determinare l'intervallo tra la fase 1 e la fase 2, si deve tenere conto delle esigenze del cliente di risolvere le aree di preoccupazione identificate nella fase 1. L'organismo di certificazione può inoltre dover rivedere le proprie disposizioni per la fase 2. Se intervengono cambiamenti significativi che incidono sul sistema di gestione, l'organismo deve considerare la necessità di ripetere tutta o parte della fase 1. E il cliente deve essere informato che i risultati della fase 1 possono comportare il rinvio o l'annullamento della fase 2.

Notate ciò che il punto non contiene: un numero. Nella ISO/IEC 17021-1 non c'è un intervallo minimo né massimo. La durata è determinata da una sola cosa — quanto il cliente deve risolvere — più la pianificazione dell'organismo.

Perché non c'è un numero fisso

Due clienti con la stessa norma e le stesse dimensioni possono uscire dalla fase 1 in posizioni molto diverse. Uno ha un sistema maturo e due aree di preoccupazione minori; bastano poche settimane. L'altro ha un programma di audit interni che non ha ancora completato un ciclo e un riesame della direzione che non si è tenuto; la fase 2 non può utilmente iniziare finché entrambi non siano avvenuti, e possono volerci mesi.

Un intervallo fisso sarebbe sbagliato per entrambi. La norma lega invece l'intervallo alle aree di preoccupazione, che è l'unica variabile che conta davvero.

Che cosa può cambiare nell'intervallo

Il cliente risolve le aree di preoccupazione. È l'esito previsto e quello ordinario.

L'organismo rivede le disposizioni per la fase 2. La fase 1 può mostrare che il campo è più ampio di quanto richiesto, che un sito è stato omesso, che il gruppo di audit ha bisogno di una competenza settoriale diversa. Il piano cambia di conseguenza.

La fase 1 viene ripetuta, in tutto o in parte. Se interviene un cambiamento significativo che incide sul sistema di gestione — una fusione, un nuovo sito, la riprogettazione dei processi principali — l'organismo deve considerare se le conclusioni della fase 1 valgano ancora.

E il quarto esito di cui il cliente è informato in anticipo: la fase 2 può essere rinviata o annullata sulla base della fase 1. Non è una minaccia; è il punto che richiede che il cliente sia informato di una possibilità reale.

Come CAS gestisce l'intervallo

Le conclusioni della fase 1 vanno al cliente per iscritto, con l'elenco delle aree di preoccupazione. Il cliente ci comunica quando sono risolte. Confermiamo la data della fase 2, il gruppo e il piano rispetto a quanto emerso nella fase 1. Non impostiamo un conto alla rovescia, e non certifichiamo la preparazione — l'audit interno e il riesame della direzione del cliente sono l'evidenza che le preoccupazioni sono chiuse, e la fase 2 è dove quell'evidenza viene esaminata.

Che cosa significa per voi

Se vi state preparando alla certificazione: completate il ciclo di audit interni e il riesame della direzione prima della fase 1, non dopo. Sono i due elementi più spesso trovati incompleti, e determinano la durata dell'intervallo più di qualsiasi altra cosa.

Se siete tra le due fasi ora: lavorate sull'elenco ricevuto per iscritto, e comunicate all'organismo quando è completato. L'intervallo è vostro da accorciare.

Se state confrontando organismi di certificazione: un organismo che promette un intervallo fisso, o un certificato entro una data fissa, sta promettendo qualcosa che la norma non gli consente di sapere in anticipo.

CAS — Organismo di certificazione dei sistemi di gestione accreditato EGAC n. 012418. Campo di accreditamento: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, ISO 50001 e ISO 22301. I certificati accreditati per ISO 9001, 14001, 45001, 22000 e 50001 rientrano nell'ambito IAF MLA di EGAC; ISO 22301 è accreditata da EGAC e resta fuori da tale ambito.

Verifica qualsiasi certificato: cas.com.eg/certsearch