أبرز النقاط
- 1Global ACI TECH-3-004 (IAF MD 5 سابقًا) هي الوثيقة الإلزامية التي تنظّم كيفية تحديد مدة التدقيق لأغراض منح شهادات أنظمة الإدارة.
- 2تبدأ المدة من العدد الفعلي للعاملين، والكلمة الحاسمة هنا هي الفعلي.
- 3انطلاقًا من هذه النقطة، تحرّك عوامل محددة المدة زيادةً أو نقصانًا.
اسأل ثلاث جهات لمنح الشهادات عن عدد الأيام التي سيستغرقها تدقيقك، وقد تحصل على ثلاث إجابات مختلفة. وسؤال واحد فقط يميّز الحساب من التخمين: على أي أساس بُني هذا الرقم؟
مدة التدقيق تُحتسب ولا تُعرض للمساومة
Global ACI TECH-3-004 (IAF MD 5 سابقًا) هي الوثيقة الإلزامية التي تنظّم كيفية تحديد مدة التدقيق لأغراض منح شهادات أنظمة الإدارة. فهي تحدد نقطة انطلاق وفق حجم مؤسستك، ثم تعرّف العوامل التي يجوز أن تعدّلها، والحدود المفروضة على هذا التعديل.
ولوجودها سبب واضح. فلو كانت مدة التدقيق متغيرًا تجاريًا، لصارت المنافسة على السعر منافسةً على تقليص ما يُفحص، ولفقدت الشهادة أي معنى. وتثبيت المنهجية يُنهي هذا السباق.
نقطة الانطلاق: العدد الفعلي للعاملين
تبدأ المدة من العدد الفعلي للعاملين، والكلمة الحاسمة هنا هي الفعلي.
فهو ليس عدد الموظفين المسجلين في نظام الرواتب، بل يشمل جميع العاملين المعنيين بالنطاق: بدوام كامل، وبدوام جزئي، والمؤقتين، والموسميين، والعاملين بموجب عقود، والعاملين بنظام الورديات. ويُحوَّل العاملون بدوام جزئي والموسميون إلى عدد مكافئ بدلًا من احتسابهم كاملين أو إغفالهم.
ويترتب على ذلك أمران يفاجئان كثيرين:
منتِج أغذية موسمي يعمل لديه 40 موظفًا دائمًا و200 عامل موسمي في موسم الحصاد لا يُحدَّد تدقيقه على أساس 40. والمؤسسة التي تعمل بثلاث ورديات تستلزم تدقيقًا أكبر من مؤسسة بالعدد نفسه تعمل بوردية واحدة، لأن النظام يجب أن يُرى وهو يعمل في كل وردية.
ولهذا فالإجابة الصادقة عن سؤال «كم يومًا سنحتاج؟» قبل معرفة الورديات والطابع الموسمي هي: لا يمكن احتسابها بعد.
ما الذي يعدّل الرقم
انطلاقًا من هذه النقطة، تحرّك عوامل محددة المدة زيادةً أو نقصانًا. وهي بوجه عام:
مدى تعقيد العمليات والأنشطة المشمولة بالنطاق. المخاطر المرتبطة بالمنتج أو الخدمة. عدد المواقع وتوزّعها، وما إذا كان أخذ العينات للمؤسسات متعددة المواقع ينطبق. مدى نضج نظام الإدارة، وما إذا كان التدقيق متكاملًا يغطي عدة مواصفات في آن واحد. طبيعة النشاط الخاضع للتدقيق — فالمؤسسة القائمة أساسًا على التصميم ليست مستودعًا.
وللتعديلات حدود. فلا يجوز لجهة منح الشهادات أن تخفض المدة بلا نهاية لأن العميل ضغط عليها، والتخفيض الذي تطبقه فعلًا يجب أن يكون مسوَّغًا ومسجَّلًا. ويخضع هذا السجل للفحص في أثناء تقييم الاعتماد.
المؤسسات متعددة المواقع
حين تدير المؤسسة عدة مواقع تؤدي أنشطة متشابهة في ظل نظام إدارة واحد، تحدد Global ACI TECH-3-001 (IAF MD 1 سابقًا) ما إذا كان يجوز أخذ العينات وكيف تُحدَّد العينة.
وأخذ العينات ليس خصمًا، بل منهجية محددة لها قواعد بشأن المواقع التي يجب زيارتها دائمًا، وعدد المواقع التي تُؤخذ منها العينة، وكيف تتغير العينة على امتداد دورة الشهادة. وزيارة المقر الرئيسي ليست اختيارية.
قواعد خاصة بكل مخطط
تضيف بعض المخططات طبقتها الخاصة فوق Global ACI TECH-3-004.
فمنح شهادات سلامة الغذاء وفق ISO 22000 يُقيَّم وفق ISO 22003-1:2022، التي تأتي بفئات السلسلة الغذائية وبقواعدها الخاصة لتحديد المدة. أما إدارة الطاقة وفق ISO 50001 فتُقيَّم وفق ISO 50003:2021، حيث يدخل استهلاك الطاقة وعدد مصادرها في الحساب مباشرة.
ولذلك فإن سؤال «كم يستغرق تدقيق ISO 22000؟» وسؤال «كم يستغرق تدقيق ISO 9001؟» ليسا سؤالًا واحدًا، حتى بالنسبة إلى المؤسسة نفسها.
ماذا يعني ذلك حين تقارن بين عروض الأسعار
اسأل عن الأساس الذي بُني عليه عدد الأيام. الجهة التي تتبع المنهجية تستطيع أن تخبرك: العدد الفعلي للعاملين، والمواقع، والورديات، ومدى التعقيد، والمخطط.
قدّم معلومات كاملة. التقليل من عدد العاملين لا يقلّص التدقيق، بل ينتج خطة لا تناسب الواقع، ويظهر النقص في الموقع، وعادةً في أسوأ توقيت.
تعامل مع عدد أيام أقل بكثير على أنه سؤال، لا توفير. فقد يكون تعديلًا مشروعًا لمؤسسة أبسط فعلًا. وقد يكون أيضًا صادرًا عن جهة حددت السعر أولًا ثم أجرت الحساب لاحقًا. والسبيل إلى معرفة ذلك أن تسأل كيف احتُسب.
تذكّر ما الذي تشتريه. أيام التدقيق هي الوقت الذي يقضيه أحدهم في الفحص. وهذا هو المنتج بأكمله.
CAS — جهة منح شهادات أنظمة الإدارة، معتمدة من المجلس الوطني للاعتماد (إيجاك) برقم 012418. أرسل إلينا العدد الفعلي للعاملين لديك، والمواقع، والورديات، والنشاط، وسنعرض عليك طريقة الحساب، لا الرقم وحده.
تحقّق من أي شهادة: cas.com.eg/certsearch
اقرأ أيضًا