Punti chiave
- 1Global ACI TECH-3-004 (già IAF MD 5) è il documento obbligatorio che disciplina la determinazione del tempo di audit per la certificazione dei sistemi di gestione.
- 2La durata parte dal numero effettivo di addetti, e la parola che fa il lavoro è effettivo.
- 3A partire da quel punto, fattori definiti spostano la durata verso l'alto o verso il basso.
Chiedete a tre organismi di certificazione quante giornate richiederà il vostro audit e potreste ottenere tre risposte diverse. Una sola domanda distingue un calcolo da una stima: su cosa l'avete basato?
La durata dell'audit si ricava, non si propone
Global ACI TECH-3-004 (già IAF MD 5) è il documento obbligatorio che disciplina la determinazione del tempo di audit per la certificazione dei sistemi di gestione. Fissa un punto di partenza in base alle dimensioni dell'organizzazione, poi definisce i fattori che possono modificarlo e i limiti di tale modifica.
Esiste per una ragione semplice. Se la durata dell'audit fosse una variabile commerciale, competere sul prezzo significherebbe competere su quanto poco si osserva, e il certificato smetterebbe di significare qualcosa. Fissare il metodo elimina questa corsa.
Il punto di partenza: il numero effettivo di addetti
La durata parte dal numero effettivo di addetti, e la parola che fa il lavoro è effettivo.
Non è l'organico del vostro sistema paghe. Comprende tutto il personale coinvolto nel campo di applicazione: a tempo pieno, a tempo parziale, temporaneo, stagionale, a contratto e turnisti. Il personale a tempo parziale e stagionale è convertito in un numero equivalente, non contato per intero né ignorato.
Ne derivano due conseguenze, che sorprendono entrambe.
Un produttore alimentare stagionale con 40 dipendenti fissi e 200 stagionali durante il raccolto non ha un audit dimensionato per 40. E un'organizzazione con tre turni è un audit più grande rispetto allo stesso organico su un turno, perché il sistema deve essere osservato in funzione in ciascuno.
Ecco perché la risposta onesta a «quante giornate ci serviranno?», prima di conoscere turni e stagionalità, è: non ancora calcolabile.
Cosa modifica il numero
A partire da quel punto, fattori definiti spostano la durata verso l'alto o verso il basso. In sintesi:
La complessità dei processi e delle attività nel campo di applicazione. Il rischio associato al prodotto o al servizio. Il numero e la distribuzione dei siti, e l'eventuale applicabilità del campionamento multisito. La maturità del sistema di gestione, e se si tratta di un audit integrato su più norme. La natura dell'attività sottoposta ad audit: un'organizzazione con molta progettazione non è un magazzino.
Le modifiche hanno dei limiti. Un organismo di certificazione non può ridurre la durata all'infinito perché un cliente ha insistito, e la riduzione che applica deve essere giustificata e registrata. Quella registrazione viene esaminata durante la valutazione di accreditamento.
Organizzazioni multisito
Quando un'organizzazione gestisce più siti che svolgono attività simili sotto un unico sistema di gestione, Global ACI TECH-3-001 (già IAF MD 1) stabilisce se il campionamento può essere utilizzato e come si determina il campione.
Il campionamento non è uno sconto. È un metodo definito, con regole su quali siti devono essere sempre visitati, quanti vengono campionati e come il campione cambia nel ciclo di certificazione. La sede centrale non è facoltativa.
Regole specifiche degli schemi
Alcuni schemi aggiungono un proprio livello a Global ACI TECH-3-004.
La certificazione della sicurezza alimentare secondo la ISO 22000 è valutata rispetto alla ISO 22003-1:2022, che introduce le categorie della filiera alimentare e proprie regole di durata. La gestione dell'energia secondo la ISO 50001 è valutata rispetto alla ISO 50003:2021, in cui il consumo energetico e il numero di fonti di energia entrano direttamente nel calcolo.
Quindi «quanto dura un audit ISO 22000?» e «quanto dura un audit ISO 9001?» non sono la stessa domanda, nemmeno per la stessa organizzazione.
Cosa significa quando confrontate le offerte
Chiedete su cosa si basa il numero di giornate. Un organismo che segue il metodo sa dirvelo: addetti effettivi, siti, turni, complessità, schema.
Fornite informazioni complete. Dichiarare meno addetti non riduce l'audit; produce un piano che non si adatta, e la differenza emerge in campo, di solito nel momento peggiore.
Considerate un numero di giornate molto più basso come una domanda, non come un risparmio. Può essere una modifica legittima per un'organizzazione davvero più semplice. Può anche essere un organismo che ha prima fissato il prezzo e poi calcolato. Il modo per scoprirlo è chiedere come è stato ricavato.
Ricordate cosa state acquistando. Le giornate di audit sono il tempo che qualcuno dedica a osservare. È questo l'intero prodotto.
CAS — Organismo di certificazione di sistemi di gestione accreditato EGAC n. 012418.
Verificate qualsiasi certificato: cas.com.eg/certsearch
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