Come gli organismi di certificazione definiscono e valutano la competenza degli auditor

Un organismo di certificazione accreditato deve dimostrare che le persone che conducono gli audit e prendono le decisioni sono competenti per il lavoro che svolgono. La ISO/IEC 17021-1 gli richiede di mettere per iscritto le conoscenze e le abilità necessarie a ciascuna funzione della certificazione, di valutare le persone rispetto a quei criteri prima che assumano responsabilità e di continuare a monitorarle in seguito. L'organismo di accreditamento verifica poi il risultato, anche assistendo agli audit.

Che cosa si intende per competenza

La ISO/IEC 17021-1 definisce la competenza al §3.7 come «capacità di applicare conoscenze e abilità per conseguire i risultati attesi». La NOTA 2 al §7.1.2 della ISO 22003-1:2022 esprime un concetto affine: qualifiche ed esperienza possono far parte dei criteri, ma la competenza non si basa soltanto su di esse.

Criteri per ogni norma, area tecnica e funzione

Secondo il §7.1.2 della ISO/IEC 17021-1, un organismo di certificazione stabilisce criteri di competenza per ciascun tipo di norma di sistema di gestione, per ciascuna area tecnica e per ciascuna funzione del processo di certificazione, e li documenta. Dove una norma o uno schema prevede criteri aggiuntivi propri, si applicano anche quelli.

La Tabella A.1 dell'Appendice A normativa indica tre funzioni:

• Riesame della domanda, che determina la competenza necessaria al gruppo di audit, seleziona il gruppo e stabilisce il tempo di audit. Richiede conoscenza della norma, dei processi dell'organismo, del settore di attività del cliente e dei prodotti e processi del cliente.
• Riesame dei rapporti di audit e decisioni di certificazione. Conoscenza dei principi dell'audit, della norma, dei processi dell'organismo e del settore del cliente, sufficiente a comprendere un rapporto e a decidere in merito.
• Audit e guida del gruppo di audit. Si applicano tutte e undici le aree, dalla conoscenza della norma e del settore del cliente alla conduzione delle interviste, alla redazione dei rapporti e alla gestione dell'audit.

Anche chi decide è valutato

Le persone che prendono la decisione di certificazione non hanno condotto l'audit (§9.5.1.1) e devono avere una competenza propria. Il §7.2.8 richiede che comprendano la norma e i requisiti di certificazione e che abbiano dimostrato la competenza a valutare gli esiti dell'audit, comprese le raccomandazioni del gruppo di audit. Al riesame della domanda, il §9.1.2.3 richiede all'organismo di determinare le competenze necessarie nel gruppo di audit e per la decisione.

Perché l'area tecnica conta

Il §3.10 definisce l'area tecnica in base agli elementi comuni dei processi pertinenti a un tipo di sistema di gestione e ai suoi risultati attesi. La nota al §7.1.2 precisa che comprende ciò che le diverse discipline chiamano ambiti, categorie o settori.

L'Appendice A richiede una conoscenza dei prodotti e dei processi del cliente sufficiente a comprendere come l'organizzazione possa applicare i requisiti della norma (A.2.6). I documenti specifici di ciascuna norma aggiungono dettagli:

• Qualità (ISO 9001). Il §5.4 della ISO/IEC 17021-3:2017 richiede che il gruppo di audit conosca la terminologia e la tecnologia dell'area tecnica, i requisiti legali e regolamentari applicabili al prodotto o al servizio e le caratteristiche dei prodotti, dei servizi e dei processi.
• Ambiente (ISO 14001). La ISO/IEC 17021-2:2016 richiede requisiti di competenza per ciascuna area tecnica ambientale pertinente (punto 4), compresa la conoscenza di fattori del sito come l'idrogeologia e l'uso precedente del sito (§5.11) e di aspetti specifici, dalle emissioni in atmosfera ai rifiuti e all'uso dello spazio (punto 6).
• Sicurezza alimentare (ISO 22000). Il §7.1.2 della ISO 22003-1:2022 richiede che le aree tecniche siano definite utilizzando le categorie della catena alimentare della sua Appendice A, e il §7.1.3 considera in particolare la conoscenza dei programmi di prerequisiti, dei pericoli e delle misure di controllo per le categorie in cui una persona opera.
• Energia (ISO 50001). La ISO 50003:2021 non utilizza settori tecnici. La sua Premessa registra che le aree tecniche sono state eliminate e che sono stati aggiunti requisiti di competenza tecnica. La sua Tabella 1 stabilisce invece le conoscenze sull'energia, tra cui i principi dell'energia, gli indicatori di prestazione e le baseline, e i comuni sistemi che utilizzano energia.

Non tutti gli auditor devono possedere tutto questo. Il §9.2.2.1.1 richiede che il gruppo nel suo insieme possieda la totalità delle competenze individuate al riesame della domanda; un auditor che operi da solo deve essere competente a svolgere i compiti del responsabile del gruppo di audit. Esperti tecnici possono integrare il gruppo sotto la direzione di un auditor (§9.2.2.1.3), ma non operano come auditor (§9.2.2.2.2).

La valutazione iniziale

Il §7.1.3 richiede processi di valutazione documentati, e l'organismo deve dimostrare che i propri metodi di valutazione sono efficaci.

L'Appendice B informativa elenca cinque tipi di metodo: esame delle registrazioni, riscontri, interviste, osservazioni ed esami. Le sole registrazioni difficilmente sono sufficienti, i soli riscontri non sono soddisfacenti, e difficilmente un singolo metodo basta da solo a confermare la competenza.

Il monitoraggio dopo l'autorizzazione

Il §7.2.9 richiede un monitoraggio documentato di tutte le persone coinvolte, basato sulla frequenza del loro impiego e sul rischio legato alla loro attività. Secondo il §7.2.10, ogni auditor è monitorato per ciascun tipo di sistema di gestione per il quale è ritenuto competente, mediante valutazione in sito, riesame dei rapporti di audit e riscontri dei clienti o del mercato. Il §7.2.11 richiede una valutazione periodica in sito, con una frequenza stabilita in base a ciò che emerge dal monitoraggio.

Le verifiche in accompagnamento dell'organismo di accreditamento

Global ACI TECH-3-014 (già IAF MD 17) definisce la verifica in accompagnamento (witnessing) come l'osservazione, senza interferire, da parte di un organismo di accreditamento di un audit svolto dal gruppo di audit di un organismo di certificazione. Il suo obiettivo è dare garanzia della competenza dell'organismo di certificazione nell'intero campo di accreditamento. Verifica inoltre come vengono assegnati gruppi di audit competenti. Prima di un audit in accompagnamento, l'organismo di accreditamento riceve il piano di audit, le registrazioni di competenza del gruppo e la giustificazione del tempo di audit.

Per questo il §8.5.1 della ISO/IEC 17021-1 prevede che gli organismi di certificazione richiedano ai clienti di accogliere osservatori, ove applicabile, come valutatori dell'accreditamento o auditor in formazione.

Che cosa significa per voi

Se state richiedendo la certificazione: descrivete in modo completo prodotti, processi e siti. La competenza necessaria al vostro gruppo di audit è determinata a partire da quelle informazioni.

Se siete certificati: un valutatore dell'accreditamento presente a uno dei vostri audit fa parte del modo in cui si verifica la competenza. TECH-3-014 non si aspetta che l'organismo di certificazione modifichi il gruppo, il piano o la durata dell'audit a causa della verifica in accompagnamento.

Se siete un acquirente: l'accreditamento è il modo in cui la competenza degli auditor viene verificata dall'esterno. Il registro pubblico dell'organismo di accreditamento indica per che cosa è accreditato ciascun organismo di certificazione.

Queste sono informazioni generali sul requisito, non una consulenza su un particolare sistema di gestione.

CAS — Organismo di certificazione di sistemi di gestione accreditato EGAC n. 012418. Ambito accreditato: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, ISO 50001 e ISO 22301. I certificati accreditati per ISO 9001, 14001, 45001, 22000 e 50001 rientrano nell'ambito IAF MLA di EGAC; la ISO 22301 è accreditata da EGAC ma ne resta esclusa.

Verificate qualsiasi certificato: cas.com.eg/certsearch