مراجعة الطلب: ما الذي تطلبه جهة منح الشهادات، ولماذا

تتعامل معظم المؤسسات مع مراجعة الطلب على أنها استمارة تُملأ. والحقيقة أنها بوابة عبور.

قبل تحديد أي موعد، وقبل أن يصبح لعرض السعر أي معنى، يتعيّن على جهة منح الشهادات أن تتثبّت من قدرتها على إنجاز العمل المطلوب منها على نحو مشروع وبكفاءة. وتحدد ISO/IEC 17021-1 ما يجب السؤال عنه وما يجب البتّ فيه، ويلزم تسجيل قرار المضي قدمًا مع مسوّغاته.

إن فهم الغرض من كل سؤال يختصر الإجراءات، بل قد يُجنّب المؤسسة أحيانًا شهادة ما كان ينبغي أن تُمنح لها.

ما الذي يُسأل عنه

نطاق الشهادة المطلوب. أي الأنشطة والمنتجات والخدمات، وفي أي المواقع. ويُطابَق ذلك مع مجال الاعتماد الخاص بجهة منح الشهادات نفسها — والاعتماد يُمنح مخططًا بمخطط وقطاعًا بقطاع، لذا فهذه تصفية حقيقية لا مجرد إجراء شكلي.

السمات العامة للمؤسسة. الاسم والعناوين والمواقع والعمليات والأنشطة التشغيلية. وعلى ذلك يتوقف ما إذا كان أخذ العينات للمؤسسات متعددة المواقع ينطبق، وكيف يُبنى التدقيق.

الموارد البشرية. لا عدد العاملين في كشوف الرواتب، بل العدد الفعلي للعاملين، بمن فيهم العاملون بدوام جزئي والمؤقتون والموسميون والمتعاقدون والعاملون بنظام الورديات. فمدة التدقيق تُحسب من هذا الرقم وفق IAF MD 5، ولهذا تنتج عن الإجابة الناقصة خطة لا تلائم الواقع.

العمليات المُسندة إلى جهات خارجية. جميعها. فالعملية التي يؤديها طرف آخر نيابةً عنك تظل داخل نطاق نظام الإدارة لديك، وتخضع للتدقيق كذلك. وكثيرًا ما تُغفلها المؤسسات لأنها تعدّها من عمليات غيرها.

المواصفات المطلوبة. كلٌّ منها باسمه، مع إصداره.

هل قُدّمت استشارات في نظام الإدارة، ومن قدّمها؟ وهو السؤال الذي يميل الناس أكثر من غيره إلى الإجابة عنه بتساهل، والذي تُحدث فيه الإجابة المتساهلة أكبر الضرر.

ما الذي تقرره جهة منح الشهادات بناءً عليه

ستة قرارات، وكلٌّ منها كفيل بإنهاء الإجراءات.

هل نملك الكفاءة اللازمة؟ في قطاعك وعملياتك ومواصفتك. فإن كانت الإجابة بالنفي، فالموقف الأمين هو التصريح بذلك، لا إرسال من يتصادف توفره.

هل يقع النطاق ضمن اعتمادنا؟ إذا كان المخطط أو القطاع الفني خارجه، فالشهادة إما أنها لن تكون مشمولة بالاعتماد، وإما أنه لا ينبغي إصدارها أصلًا.

هل المعلومات كافية؟ المعلومات الناقصة في هذه المرحلة تُنتج خطة تدقيق مبنية على افتراضات، سرعان ما تنكشف في الموقع.

هل ثمة مسائل عالقة بيننا؟ أي اختلاف في فهم النطاق أو المتطلبات أو الإجراءات يُحسم هنا، لا أن يُكتشف أثناء تدقيق المرحلة الثانية.

هل نستطيع تنفيذه فعلًا؟ لغة العمل، وإمكانية الوصول إلى المواقع، وتوفر مدققين أكفاء في الأماكن المعنية.

هل ثمة مانع يتعلق بالحيادية؟ وهنا تحديدًا يأتي دور سؤال الاستشارات.

البند 5.2.7 من ISO/IEC 17021-1: إذا تلقّت المؤسسة استشارات في نظام الإدارة من جهة تربطها علاقة بجهة منح الشهادات، فذلك تهديد جسيم للحيادية — والإجراء المعترف به للحد منه ألا تمنح جهة منح الشهادات شهادة لهذا النظام قبل مضي عامين على الأقل من انتهاء الاستشارات.

ويطبّق البند 5.2.10 مدة العامين ذاتها على الأفراد الذين قدّموا لك استشارات: فلا يشاركون في تدقيقك ولا في أي من أنشطة منح الشهادات الأخرى.

ويكرر البند 5.2.6 الأمر نفسه بالنسبة إلى عمليات التدقيق الداخلي التي تؤديها جهة منح الشهادات.

ثلاثة بنود تجمعها سمة واحدة: ذاكرة تمتد عامين.

فالسؤال إذن ليس فضولًا إداريًا. والشهادة الممنوحة بالمخالفة لهذه البنود شهادة معرّضة للخطر — والخطر يقع على المؤسسة الحاصلة على الشهادة بقدر ما يقع على الجهة التي أصدرتها، لأن الشهادة ذاتها هي ما يفقد موثوقيته.

أما الصيغة المحرجة من هذا الحديث فتقع حين تظهر الإجابة بعد توقيع العقد، وأحيانًا بعد تدقيق المرحلة الأولى. في حين أنها لا تكلّف عند مراجعة الطلب سوى دقائق معدودة.

كيف تبدو مراجعة الطلب الجيدة

ينبغي أن تشعر فيها بأنك تُسأل أسئلة دقيقة من شخص يعرف لماذا يطرحها، وأن تنتهي ببيان واضح لما سيحدث، وخلال أي مدة، وعلى أي أساس حُسبت أيام التدقيق.

وإذا استطاعت جهة منح الشهادات أن تخبرك بعدد الأيام قبل أن تعرف نظام الورديات لديك وعملياتك المُسندة إلى جهات خارجية، فهي لم تُجرِ مراجعة للطلب. بل قدّمت عرض سعر فحسب.

حين تكون الإجابة بالرفض

تنتهي المراجعة أحيانًا إلى أن العمل لا ينبغي تنفيذه: لكونه خارج مجال الاعتماد، أو لغياب الكفاءة في القطاع، أو لوجود مانع يتعلق بالحيادية، أو لتعذّر التنفيذ في المواقع أو بلغة العمل.

وسماع ذلك خير من البديل، والجهة التي تقوله تخبرك بشيء مفيد عن طريقة عملها. أما البديل فشهادة لا تصمد أمام التمحيص، تصدر لمؤسسة ستستند إليها أمام أحد عملائها.

ما الذي تُحضره معك

أربعة أمور تُسرّع المراجعة وتجعل عرض السعر دقيقًا: العدد الفعلي للعاملين بما في ذلك الورديات وذروات العمل الموسمية، وقائمة المواقع وما يجري في كلٍّ منها، وقائمة العمليات المُسندة إلى جهات خارجية، وبيان صادق بأي دعم استشاري تلقيته ومتى انتهى.

لا شيء من ذلك يصعب تجميعه. وكل ذلك يصعب تصحيحه لاحقًا.