Numero effettivo di addetti: perché si contano part-time e turnisti

Il personale a tempo parziale e i turnisti contano perché Global ACI TECH-3-004 (già IAF MD 5) definisce il numero effettivo di addetti come tutte le persone coinvolte nel campo di applicazione della certificazione, permanenti, temporanee o a tempo parziale, in ogni turno (§1.9). Il dato è il punto di partenza del tempo di audit per la ISO 9001, la ISO 14001 e la ISO 45001, e si costruisce con fatti che solo il richiedente possiede: chi lavora in quale turno, per quante ore, in quale stagione, in quali siti, e chi lavora sotto il suo controllo senza figurare nel suo libro paga. Il totale del libro paga non li mostra. Per la ISO 22000 e la ISO 50001 il tempo di audit è stabilito da documenti propri, la ISO 22003-1 e la ISO 50003.

Da dove nasce l'obbligo di informare

Il §9.1.1 della ISO/IEC 17021-1 richiede che un rappresentante autorizzato del richiedente fornisca le informazioni di cui l'organismo di certificazione ha bisogno, tra cui i siti, i processi e le attività, e le risorse umane. Il riesame della domanda verifica che tali informazioni siano sufficienti per sviluppare un programma di audit e per tenere conto del tempo necessario agli audit (§9.1.2.1).

Secondo TECH-3-004, determinare correttamente il tempo dell'audit iniziale è parte integrante del riesame della domanda (§0.3). La giustificazione dell'organismo di certificazione per il numero effettivo è a disposizione del cliente e dell'ente di accreditamento (§2.3.2).

Personale a tempo parziale e solo in parte nel campo di applicazione: ore, non persone

Il personale a tempo parziale, e i dipendenti che rientrano solo in parte nel campo di applicazione, possono essere convertiti in equivalenti a tempo pieno in base alle ore lavorate, e il loro numero può essere ridotto o aumentato (§2.3.3). L'organismo di certificazione ha bisogno delle ore effettivamente lavorate e, per chi lavora anche al di fuori del campo di applicazione, della quota del suo tempo che vi rientra. Il §2.3.1 indica inoltre «tutte le categorie di personale d'ufficio» tra gli elementi da considerare.

Turni: il numero e la tempistica

I turni decidono anche quando si svolge l'audit. L'organismo di certificazione determina la durata e la tempistica che meglio consentono di valutare l'intero campo di applicazione, compresa l'eventuale necessità di svolgere l'audit al di fuori del normale orario di lavoro, e le concorda con il cliente (§2.3.5; ISO/IEC 17021-1 §9.1.3.5).

Quanta parte di ciascun turno viene sottoposta ad audit dipende dai processi svolti in quel turno e dal controllo dimostrato su di esso (§3.7):

• ISO 9001 e ISO 14001: almeno un turno è sottoposto ad audit, e la ragione per cui gli altri non lo sono è documentata.
• ISO 45001: nel primo ciclo di certificazione sono sottoposti ad audit almeno un turno all'interno e uno al di fuori del normale orario d'ufficio. Negli audit di sorveglianza dei cicli successivi il secondo turno può essere escluso, in base alla maturità del sistema.

Picchi stagionali

Per le attività stagionali il dato si basa sul personale normalmente presente nel periodo di picco (§2.3.1). Indicate quel numero e i mesi in cui cade, non l'organico del giorno in cui compilate il modulo.

Appaltatori e subappaltatori

Gli appaltatori sono conteggiati quando rientrano nel campo di applicazione della certificazione. Per la ISO 45001 il conteggio comprende anche il personale di appaltatori e subappaltatori il cui lavoro è «sotto il controllo o l'influenza dell'organizzazione» e può incidere sulle sue prestazioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro (§1.9). Per la ISO 45001, una presenza temporanea elevata di imprese appaltatrici, come durante una fermata dell'impianto o una fermata generale per manutenzione, è un fattore che aumenta il tempo di audit (§8 iv e). Il personale degli appaltatori che lavora presso la sede dell'organizzazione su processi compresi nel campo di applicazione per la salute e sicurezza sul lavoro è intervistato per valutarne la consapevolezza in materia (§11.3 b).

Mansioni ripetitive e personale temporaneo non qualificato

Una riduzione per un gran numero di personale temporaneo non qualificato è insolita per la ISO 9001 e la ISO 14001 e deve essere giustificata e registrata; per la ISO 45001 in linea di principio non è applicabile (§2.3.6). Le stesse persone possono essere conteggiate in modo diverso per la qualità e per la salute e sicurezza sul lavoro.

Siti temporanei e personale fuori sede

I siti temporanei sono inclusi nel programma di audit, e il campione visitato dovrebbe rispecchiare le dimensioni e i tipi di attività e le fasi dei progetti in corso (§9.1, §9.2). Visitarli per confermare le attività del sito permanente è un fattore che aumenta il tempo (§8 i f). Il personale che lavora fuori sede, come gli autisti, è un fattore che riduce il tempo dove il suo lavoro può essere in gran parte sottoposto ad audit attraverso le registrazioni; non per la ISO 45001 (§8 v g).

Quando i dati risultano diversi

Nessuno dei due documenti prevede una procedura specifica per un dato che era errato al momento della domanda. I fattori sono esaminati di nuovo durante tutto il ciclo (TECH-3-004 §3.4), e ogni adeguamento è registrato:

• Allo stage 1. Lo stage 1 raccoglie informazioni su siti, processi e apparecchiature e riesamina le risorse assegnate allo stage 2 (ISO/IEC 17021-1 §9.3.1.2.2 d ed e). L'organismo di certificazione può dover rivedere le disposizioni per lo stage 2 e, se cambiamenti significativi incidono sul sistema, valuta se ripetere in tutto o in parte lo stage 1 (§9.3.1.2.4).
• Durante un audit. La necessità di modificare il campo di applicazione dell'audit che emerge in sito è riesaminata con il cliente e riferita all'organismo di certificazione (§9.4.3.3).
• A ogni sorveglianza. L'organismo di certificazione ottiene un aggiornamento dei dati del cliente, riesamina il tempo di audit pianificato e registra il riesame e ogni adeguamento (TECH-3-004 §5).
• Alla ricertificazione. Il tempo è calcolato su informazioni aggiornate (§6).
• Tra un audit e l'altro. Il cliente certificato informa senza ritardo l'organismo di certificazione di aspetti come modifiche ai siti, al campo delle attività, all'organizzazione e alla direzione, o modifiche importanti al sistema e ai processi (ISO/IEC 17021-1 §8.5.3). I cambiamenti possono anche portare a un audit con breve preavviso (§9.6.4.2).

Che cosa significa per voi

Se state presentando la domanda: fornite la ripartizione, non un unico totale: categorie, ore, turni, picco stagionale, appaltatori, mansioni ripetitive e siti temporanei.

Se puntate alla certificazione ISO 45001: elencate gli appaltatori che lavorano sotto il vostro controllo o la vostra influenza, e ogni fermata pianificata che ne porta molti in sito.

Se siete già certificati: aspettatevi che i vostri dati siano aggiornati a ogni sorveglianza, e comunicate le modifiche a siti, campo di applicazione o processi quando avvengono.

Queste sono informazioni generali sul requisito, non una consulenza su un particolare sistema di gestione.

CAS — Organismo di certificazione di sistemi di gestione accreditato EGAC n. 012418. Ambito accreditato: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, ISO 50001 e ISO 22301. I certificati accreditati per ISO 9001, 14001, 45001, 22000 e 50001 rientrano nell'ambito IAF MLA di EGAC; la ISO 22301 è accreditata da EGAC ma ne resta esclusa.

Verificate qualsiasi certificato: cas.com.eg/certsearch