العدد الفعلي للعاملين في تدقيق شهادة الأيزو: لماذا يُحتسب الدوام الجزئي والورديات

يُحتسب العاملون بدوام جزئي والعاملون في الورديات لأن الوثيقة Global ACI TECH-3-004 (المعروفة سابقًا باسم IAF MD 5) تعرّف العدد الفعلي للعاملين بأنه كل من يعمل ضمن نطاق الشهادة، دائمًا كان أو مؤقتًا أو بدوام جزئي، وفي كل الورديات (البند 1.9). وهذا العدد هو نقطة البداية في حساب مدة التدقيق لمواصفات ISO 9001 و ISO 14001 و ISO 45001، ويُبنى على وقائع لا يملكها إلا مقدّم الطلب: من يعمل في أي وردية، وكم ساعة، وفي أي موسم، وفي أي موقع، ومن يعمل تحت سيطرته دون أن يكون مدرجًا في كشوف رواتبه. وإجمالي كشوف الرواتب لا يُظهر هؤلاء. أما ISO 22000 و ISO 50001 فتُحسب مدة تدقيقهما وفق وثيقتين خاصتين بهما، هما ISO 22003-1 و ISO 50003.

من أين يأتي واجب الإبلاغ

يشترط البند 9.1.1 من ISO/IEC 17021-1 أن يقدّم ممثل مفوَّض عن مقدّم الطلب المعلومات التي تحتاجها جهة منح الشهادات، ومنها مواقعه وعملياته وأنشطته، وموارده البشرية. وتتحقق مراجعة الطلب من أن هذه المعلومات كافية لإعداد برنامج التدقيق ولمراعاة المدة اللازمة للتدقيقات (البند 9.1.2.1).

وبموجب TECH-3-004، يُعدّ التحديد الصحيح لمدة التدقيق الأوّلي جزءًا لا يتجزأ من مراجعة الطلب (البند 0.3). ومبررات جهة منح الشهادات للعدد الفعلي متاحة للعميل ولجهة الاعتماد (البند 2.3.2).

الدوام الجزئي والعمل الجزئي ضمن النطاق: العبرة بالساعات لا بعدد الأفراد

يمكن تحويل العاملين بدوام جزئي، والموظفين الذين يقع جزء فقط من عملهم ضمن النطاق، إلى ما يعادلهم بدوام كامل بحسب ساعات العمل، فقد يُخفَّض عددهم أو يُزاد (البند 2.3.3). وتحتاج جهة منح الشهادات إلى ساعات العمل الفعلية، وإلى نسبة الوقت الذي يقضيه داخل النطاق من يعمل خارجه أيضًا. ويذكر البند 2.3.1 كذلك «جميع فئات موظفي المكاتب» ضمن ما يُراعى.

الورديات: العدد والتوقيت

تحدد الورديات أيضًا متى يجري التدقيق. فجهة منح الشهادات تحدد المدة والتوقيت الأنسب لتقييم النطاق بالكامل، بما في ذلك أي حاجة إلى التدقيق خارج ساعات العمل المعتادة، وتتفق عليهما مع العميل (البند 2.3.5؛ والبند 9.1.3.5 من ISO/IEC 17021-1).

ويتوقف القدر الذي يُدقَّق من كل وردية على العمليات التي تُنفَّذ فيها، وعلى مدى السيطرة المُثبتة عليها (البند 3.7):

• ISO 9001 و ISO 14001: تُدقَّق وردية واحدة على الأقل، ويُوثَّق سبب عدم تدقيق الورديات الأخرى.
• ISO 45001: في دورة الشهادة الأولى، تُدقَّق على الأقل وردية داخل ساعات العمل المكتبي المعتادة وأخرى خارجها. وفي تدقيقات المتابعة خلال الدورات اللاحقة، يجوز استبعاد الوردية الثانية بناءً على نضج النظام.

ذروة الموسم

في الأنشطة الموسمية يُبنى العدد على العاملين الموجودين عادةً وقت الذروة (البند 2.3.1). فاذكر هذا العدد والأشهر التي تقع فيها الذروة، لا عدد العاملين يوم تعبئة النموذج.

المقاولون والمقاولون من الباطن

يُحتسب المقاولون حين يعملون ضمن نطاق الشهادة. وفي ISO 45001 يشمل العدد أيضًا عاملي المقاولين والمقاولين من الباطن الذين يقع عملهم «تحت سيطرة المؤسسة أو تأثيرها» ويمكن أن يؤثر في أدائها في الصحة والسلامة المهنية (البند 1.9). وفي ISO 45001 كذلك، يُعدّ الوجود المؤقت الكبير لشركات المقاولات، كما في إيقاف المصنع أو عمرته الشاملة، عاملًا يزيد مدة التدقيق (البند 8، الفقرة iv e). وتُجرى مقابلات مع عاملي المقاولين الذين يعملون في مقر المؤسسة على عمليات داخلة في نطاق الصحة والسلامة المهنية، لتقييم وعيهم بالصحة والسلامة المهنية (البند 11.3، الفقرة b).

الأعمال المتكررة والعاملون المؤقتون غير المهرة

أما التخفيض بسبب أعداد كبيرة من العاملين المؤقتين غير المهرة فأمر غير معتاد في ISO 9001 و ISO 14001، ويجب تبريره وتسجيله؛ وفي ISO 45001 لا ينطبق من حيث المبدأ (البند 2.3.6). وهكذا قد يُحتسب الأشخاص أنفسهم بطريقة في الجودة وبطريقة أخرى في الصحة والسلامة المهنية.

المواقع المؤقتة والعاملون خارج الموقع

تُدرج المواقع المؤقتة في برنامج التدقيق، وينبغي أن تعكس العينة التي تُزار أحجام الأنشطة وأنواعها ومراحل المشروعات الجارية (البندان 9.1 و 9.2). وزيارتها للتحقق من أنشطة الموقع الدائم عامل يزيد المدة (البند 8، الفقرة i f). أما العاملون خارج الموقع، كالسائقين، فهم عامل يُنقص المدة حيث يمكن تدقيق عملهم إلى حد كبير من خلال السجلات؛ ولا ينطبق ذلك على ISO 45001 (البند 8، الفقرة v g).

حين تأتي الأرقام مختلفة

لا تضع أي من الوثيقتين إجراءً مستقلًا لرقم كان خاطئًا عند تقديم الطلب. فالعوامل تُفحص من جديد طوال الدورة (البند 3.4 من TECH-3-004)، ويُسجَّل أي تعديل:

• في المرحلة الأولى. تجمع المرحلة الأولى المعلومات عن المواقع والعمليات والمعدات، وتراجع الموارد المخصصة للمرحلة الثانية (البند 9.3.1.2.2 من ISO/IEC 17021-1، الفقرتان d و e). وقد تحتاج جهة منح الشهادات إلى مراجعة ترتيباتها للمرحلة الثانية، وإذا أثّرت تغييرات جوهرية في النظام، نظرت في تكرار المرحلة الأولى كلها أو بعضها (البند 9.3.1.2.4).
• أثناء التدقيق. إذا ظهرت في الموقع حاجة إلى تغيير نطاق التدقيق، تُراجَع مع العميل وتُبلَّغ بها جهة منح الشهادات (البند 9.4.3.3).
• عند كل تدقيق متابعة. تحصل جهة منح الشهادات على تحديث لبيانات العميل، وتراجع مدة التدقيق المخططة، وتسجّل المراجعة وأي تعديل (البند 5 من TECH-3-004).
• عند إعادة منح الشهادة. تُحسب المدة على أساس معلومات محدّثة (البند 6).
• بين التدقيقات. يُبلغ العميل الحاصل على الشهادة جهة منح الشهادات دون تأخير بأمور مثل التغييرات في المواقع، أو في نطاق العمليات، أو في التنظيم والإدارة، أو التغييرات الكبيرة في النظام والعمليات (البند 8.5.3 من ISO/IEC 17021-1). وقد تؤدي التغييرات أيضًا إلى تدقيق بإشعار قصير (البند 9.6.4.2).

ماذا يعني ذلك بالنسبة إليك

إذا كنت تتقدّم بطلب الحصول على الشهادة: قدّم التفاصيل لا رقمًا إجماليًا واحدًا: الفئات، والساعات، والورديات، وذروة الموسم، والمقاولين، والأعمال المتكررة، والمواقع المؤقتة.

إذا كنت تسعى إلى شهادة ISO 45001: اذكر المقاولين الذين يعملون تحت سيطرتك أو تأثيرك، وأي توقف مخطط يجلب أعدادًا كبيرة منهم إلى الموقع.

إذا كانت مؤسستك حاصلة على الشهادة بالفعل: توقّع أن تُحدَّث بياناتك عند كل تدقيق متابعة، وأبلغ عن التغييرات في المواقع أو النطاق أو العمليات حين تحدث.

هذه معلومات عامة عن المتطلب، وليست مشورة بشأن أي نظام إدارة بعينه.

CAS — جهة منح شهادات أنظمة الإدارة، معتمدة من إيجاك برقم 012418. مجال الاعتماد: ISO 9001 و ISO 14001 و ISO 45001 و ISO 22000 و ISO 50001 و ISO 22301. وتقع الشهادات الصادرة ضمن الاعتماد لمواصفات ISO 9001 و 14001 و 45001 و 22000 و 50001 ضمن نطاق IAF MLA لإيجاك (اتفاقية الاعتراف المتبادل متعددة الأطراف للمنتدى الدولي للاعتماد)، أما ISO 22301 فمعتمدة من إيجاك لكنها تقع خارج هذا النطاق.

تحقّق من أي شهادة: cas.com.eg/certsearch