كيف تُحسب أيام تدقيق شهادة الأيزو وفق TECH-3-004 (سابقًا IAF MD 5)

في مواصفات ISO 9001 و ISO 14001 و ISO 45001، تحسب جهة منح الشهادات المعتمدة مدة التدقيق وفق الوثيقة Global ACI TECH-3-004 (المعروفة سابقًا باسم IAF MD 5). فهي تأخذ رقمًا مبدئيًا من جدول، بناءً على العدد الفعلي للعاملين، وعلى فئة التعقيد أيضًا في تدقيقات البيئة والصحة والسلامة المهنية. ثم تعدّل هذا الرقم وفق العوامل الخاصة بالمؤسسة، وتُبقي أي تخفيض في حدود 30% من رقم الجدول، وتسجّل النتيجة مع مبرراتها. وبعد ذلك تُحدَّد مدة تدقيق المتابعة وتدقيق إعادة منح الشهادة بنسب من مدة التدقيق الأوّلي.

ما المقصود بيوم التدقيق

يوم التدقيق 8 ساعات في العادة (البند 1.8). وتشمل مدة التدقيق الوقت الذي يُقضى في موقع العميل، فعليًا كان أو افتراضيًا، والوقت الذي يُقضى خارج الموقع في التخطيط ومراجعة الوثائق وكتابة التقرير. ولا يدخل السفر وفترات الاستراحة في المدة داخل الموقع، وهي مدة ينبغي عادةً ألا تقل عن 80% من مدة التدقيق المحسوبة. ولا يجوز تقليص عدد الأيام بجدولة أيام عمل أطول.

وتُقرَّب النتيجة العشرية إلى أقرب نصف يوم: فالرقم 5.3 يصبح 5.5، والرقم 5.2 يصبح 5 (البند 2.2.3).

نقطة البداية: العاملون ودرجة التعقيد

يبدأ الحساب من العدد الفعلي للعاملين، أي كل من يعمل ضمن نطاق الشهادة، دائمًا كان أو مؤقتًا أو بدوام جزئي، وفي كل الورديات. ويمكن تحويل العاملين بدوام جزئي إلى ما يعادلهم بدوام كامل، وتُحتسب الأنشطة الموسمية عند ذروتها، وفي ISO 45001 يشمل العدد عاملي المقاولين الذين يعملون تحت سيطرة المؤسسة أو تأثيرها.

والمُدخل الثاني هو فئة أنشطة المؤسسة. وتتضمن الوثيقة جدولًا مبدئيًا لكل مواصفة:

• ISO 9001: عمود واحد. وتؤثر في المدة ثلاث فئات للمخاطر تُحدَّد بحسب ما قد يترتب على إخفاق المنتج أو الخدمة: فالمخاطر العالية تحتاج عادةً إلى أكثر من مدة الجدول، والمتوسطة إلى مدة الجدول، والمنخفضة إلى أقل منها. ومن أمثلة المخاطر العالية الأغذية والمستحضرات الدوائية، ومن أمثلة المخاطر المنخفضة الخدمات المكتبية والتعليم.
• ISO 14001: أربعة أعمدة لدرجات تعقيد الجوانب البيئية: عالية ومتوسطة ومنخفضة ومحدودة. وهناك فئة خامسة، هي الفئة الخاصة، تقع خارج الجدول، وتُوضع مدة تدقيقها وتُبرَّر حالةً بحالة.
• ISO 45001: ثلاثة أعمدة لدرجات تعقيد مخاطر الصحة والسلامة المهنية: عالية ومتوسطة ومنخفضة.

وقوائم القطاعات مجرد أمثلة، فالعبرة بما تقوم به المؤسسة فعلًا. وفي ISO 14001 و ISO 45001، إذا صنّفت جهة منح الشهادات مؤسسةً في فئة أدنى مما يوحي به قطاعها، وثّقت هذا القرار. ولا تحدد الجداول حدًّا أدنى ولا حدًّا أقصى لمدة التدقيق.

المرحلة الأولى والمرحلة الثانية

يغطي رقم الجدول المرحلتين الأولى والثانية معًا، وتحدد جهة منح الشهادات مدة كلٍّ منهما. وتشير الوثيقة إلى أن المرحلة الثانية تستغرق في الممارسة المعتادة وقتًا أطول من المرحلة الأولى، لكنها لا تحدد نسبة بينهما.

تعديل الرقم المبدئي

بعد ذلك يُعدَّل الرقم المبدئي وفق العوامل المؤثرة المنطبقة، وكل عامل منها يضيف وقتًا أو يُنقص منه. والقائمة غير حصرية. ومن العوامل التي تزيد المدة:

• لوجستيات معقدة تشمل أكثر من مبنى أو موقع؛
• عاملون يتحدثون أكثر من لغة، بما يستلزم الاستعانة بمترجمين؛
• درجة عالية من التنظيم الرقابي، كما في الأغذية والأدوية والطيران والفضاء؛
• عمليات شديدة التعقيد، أو عدد كبير من الأنشطة الفريدة؛
• وظائف أو عمليات مُسندة إلى جهات خارجية، في ISO 9001 و ISO 14001؛
• في ISO 45001، وجود أفراد من الجمهور في الموقع، أو معدلات حوادث تفوق متوسط القطاع.

ومن العوامل التي تُنقص المدة:

• في ISO 9001، ألّا يكون العميل مسؤولًا عن التصميم؛
• موقع صغير جدًا قياسًا إلى عدد العاملين؛
• نضج نظام الإدارة؛
• المعرفة المسبقة، كأن تكون المؤسسة حاصلة على شهادة مواصفة أخرى من جهة منح الشهادات نفسها؛
• مستوى عالٍ من الأتمتة، إلا في ISO 45001.

ويجوز أن تقابل عواملُ الزيادة عواملَ الإنقاص. ولا يُستخدم أي عامل من عوامل الإنقاص إلا مرة واحدة في الحساب الواحد، ويُبرَّر كل قرار ويُسجَّل.

والحدّ المفروض على التخفيض صريح: يجب ألا يتجاوز التخفيض 30% من المدد الواردة في الجداول (البند 3.9). وتذكر ملاحظة أن هذا الحدّ قد لا ينطبق على المواقع المنفردة في المؤسسة متعددة المواقع، إذ قد لا توجد فيها سوى عمليات قليلة.

خلال دورة الشهادة الأولى، ومدتها ثلاث سنوات، يبلغ الوقت المخصص كل عام لتدقيق المتابعة نحو ثلث مدة التدقيق الأوّلي، أي المرحلة الأولى والمرحلة الثانية معًا (البند 5). وتُراجَع المدة المخططة على الأقل عند كل تدقيق متابعة وكل تدقيق إعادة منح الشهادة، لمراعاة التغييرات في المؤسسة ومدى نضج النظام.

ويستغرق تدقيق إعادة منح الشهادة عادةً نحو ثلثي المدة التي يحتاجها تدقيق أوّلي لو أُجري وقت إعادة منح الشهادة، استنادًا إلى معلومات محدّثة (البند 6). فهو ليس ثلثي مدة التدقيق الأوّلي الأصلي. وتذكر الملاحظات على البندين أنه من غير المرجح أن تقل مدة أي تدقيق عن يوم تدقيق واحد.

المواقع المؤقتة والمواقع المتعددة

تُدرج المواقع المؤقتة، كمواقع المشروعات أو التركيب، في برنامج التدقيق، وتُحدَّد الحاجة إلى زيارتها، وعدد ما يُزار منها، على أساس المخاطر. ويمكن الاستعاضة عن بعض الزيارات بالمقابلات أو مراجعة الوثائق أو الوصول عن بُعد أو الفيديو، مع توثيق الأسلوب المتبع وتبريره؛ أما في ISO 45001 فلا يجوز ذلك حيث تلزم معاينة ضبط العمليات وضبط مخاطر الصحة والسلامة المهنية.

وعند تعدد المواقع، يكون السؤال الأول هو ما إذا كان أخذ العينات مسموحًا به؛ وفي ISO 45001 تستند الإجابة إلى مخاطر الصحة والسلامة المهنية في كل موقع. وترد قواعد أخذ العينات في Global ACI TECH-3-001 (المعروفة سابقًا باسم IAF MD 1).

الحساب سجلّ موثّق

تسجّل جهة منح الشهادات مدة التدقيق ومبرراتها، بما يغطي نطاق الشهادة بالكامل. وتقدّمهما إلى العميل ضمن العقد، وتتيحهما لجهة الاعتماد التي تعتمدها. ويشترط البند 9.1.4 من ISO/IEC 17021-1 وجود إجراءات موثقة لتحديد مدة التدقيق، وسجلّ يثبت المدة ومبرراتها.

ماذا يعني ذلك بالنسبة إليك

إذا كنت تطلب عرضًا من جهة منح الشهادات: قدّم العدد الفعلي للعاملين في كل وردية، وذروة الموسم، وكل موقع، وكل عملية مُسندة إلى جهة خارجية.

إذا كنت تقارن بين العروض: قارن بين الحسابات لا بين الإجماليات وحدها: الرقم المبدئي، والفئة، وكل تعديل وسببه.

إذا كانت مؤسستك حاصلة على الشهادة بالفعل: تُراجَع مدة تدقيق المتابعة عند كل تدقيق. فأبلغ جهة منح الشهادات حين يتغير عدد العاملين أو المواقع أو النطاق.

هذه معلومات عامة عن المتطلب، وليست مشورة بشأن أي نظام إدارة بعينه.

CAS — جهة منح شهادات أنظمة الإدارة، معتمدة من إيجاك برقم 012418. مجال الاعتماد: ISO 9001 و ISO 14001 و ISO 45001 و ISO 22000 و ISO 50001 و ISO 22301. وتقع الشهادات الصادرة ضمن الاعتماد لمواصفات ISO 9001 و 14001 و 45001 و 22000 و 50001 ضمن نطاق IAF MLA لإيجاك (اتفاقية الاعتراف المتبادل متعددة الأطراف للمنتدى الدولي للاعتماد)، أما ISO 22301 فمعتمدة من إيجاك لكنها تقع خارج هذا النطاق.

تحقّق من أي شهادة: cas.com.eg/certsearch