Il calcolo delle giornate di audit secondo TECH-3-004 (già IAF MD 5)

Per la ISO 9001, la ISO 14001 e la ISO 45001, un organismo di certificazione accreditato calcola il tempo di audit con Global ACI TECH-3-004 (già IAF MD 5). Ricava da una tabella un valore di partenza, in base al numero effettivo di addetti e, per gli audit ambientali e di salute e sicurezza sul lavoro, a una categoria di complessità. Adegua poi quel valore ai fattori propri dell'organizzazione, mantiene ogni riduzione entro il 30% del valore di tabella e registra il risultato con la relativa giustificazione. Il tempo di sorveglianza e quello di ricertificazione seguono come proporzioni dell'audit iniziale.

Che cos'è una giornata di audit

Una giornata di audit è di norma di 8 ore (§1.8). Il tempo di audit comprende il tempo trascorso presso la sede del cliente, fisica o virtuale, e il tempo fuori sede dedicato a pianificazione, esame documentale e redazione del rapporto. Viaggi e pause non rientrano nella durata in sito, che di norma dovrebbe essere almeno l'80% del tempo di audit calcolato. Le giornate non possono essere ridotte programmando giornate lavorative più lunghe.

Un risultato decimale si arrotonda alla mezza giornata più vicina: 5,3 diventa 5,5 e 5,2 diventa 5 (§2.2.3).

Il punto di partenza: addetti e complessità

Il calcolo parte dal numero effettivo di addetti: tutte le persone coinvolte nel campo di applicazione della certificazione, permanenti, temporanee o a tempo parziale, in ogni turno. Il personale a tempo parziale può essere convertito in equivalenti a tempo pieno, le attività stagionali sono conteggiate al loro picco e, per la ISO 45001, il conteggio comprende il personale degli appaltatori che lavora sotto il controllo o l'influenza dell'organizzazione.

Il secondo dato è la categoria delle attività dell'organizzazione. Il documento prevede una tabella di partenza per ciascuna norma:

• ISO 9001: una sola colonna. Tre categorie di rischio, basate sulle conseguenze che un difetto del prodotto o del servizio potrebbe avere, spostano il tempo: il rischio alto richiede di norma più del valore di tabella, il medio il tempo di tabella, il basso meno. Alimenti e farmaci sono tra gli esempi ad alto rischio; servizi d'ufficio e istruzione tra quelli a basso rischio.
• ISO 14001: quattro colonne, per complessità alta, media, bassa e limitata degli aspetti ambientali. Una quinta categoria, speciale, resta fuori dalla tabella, e il relativo tempo di audit è sviluppato e giustificato caso per caso.
• ISO 45001: tre colonne, per complessità alta, media e bassa dei rischi per la salute e sicurezza sul lavoro.

Gli elenchi di settori sono esempi; conta ciò che l'organizzazione fa davvero. Per la ISO 14001 e la ISO 45001, quando l'organismo di certificazione colloca un'organizzazione in una categoria inferiore a quella suggerita dal suo settore, documenta tale decisione. Le tabelle non fissano un tempo di audit minimo né massimo.

Stage 1 e stage 2

Il valore di tabella copre insieme lo stage 1 e lo stage 2, e l'organismo di certificazione individua il tempo di ciascuno. Il documento osserva che nella prassi normale lo stage 2 richiede più tempo dello stage 1, ma non fissa un rapporto tra i due.

Adeguare il valore di partenza

Il valore di partenza viene poi adeguato in base ai fattori significativi applicabili, ciascuno dei quali aggiunge o toglie tempo. L'elenco non è chiuso. Tra i fattori che aumentano il tempo:

• logistica complessa su più edifici o luoghi;
• personale che parla più di una lingua, per cui servono interpreti;
• un elevato grado di regolamentazione, per esempio alimenti, farmaci o settore aerospaziale;
• processi molto complessi, o molte attività uniche;
• funzioni o processi affidati all'esterno, per la ISO 9001 e la ISO 14001;
• per la ISO 45001, la presenza di pubblico nel sito, o tassi di infortunio superiori alla media del settore.

Tra i fattori che riducono il tempo:

• per la ISO 9001, un cliente che non ha la responsabilità della progettazione;
• un sito molto piccolo rispetto al numero di addetti;
• la maturità del sistema di gestione;
• la conoscenza pregressa, per esempio la certificazione a un'altra norma da parte dello stesso organismo di certificazione;
• un elevato livello di automazione, tranne che per la ISO 45001.

I fattori che aggiungono tempo possono compensare quelli che ne tolgono. Ogni fattore di riduzione può essere usato una sola volta in un calcolo, e ogni decisione è giustificata e registrata.

Il limite alle riduzioni è netto: una riduzione non deve superare il 30% dei tempi indicati nelle tabelle (§3.9). Una nota precisa che il limite può non applicarsi ai singoli siti di un'organizzazione multisito, nei quali possono essere presenti pochi processi.

Nel primo ciclo triennale, il tempo dedicato ogni anno alla sorveglianza è circa un terzo del tempo dell'audit iniziale, stage 1 più stage 2 (§5). Il tempo pianificato è riesaminato almeno a ogni audit di sorveglianza e di ricertificazione, per tenere conto dei cambiamenti nell'organizzazione e della maturità del sistema.

La ricertificazione richiede di norma circa due terzi del tempo che servirebbe per un audit iniziale svolto al momento della ricertificazione, sulla base di informazioni aggiornate (§6). Non si tratta dei due terzi dell'audit iniziale originario. Le note a entrambi i punti indicano che è improbabile che ciascun audit duri meno di una giornata di audit.

Siti temporanei e siti multipli

I siti temporanei, come i cantieri di progetto o di installazione, sono inclusi nel programma di audit, e la necessità di visitarli, e quanti visitarne, si basa sul rischio. Alcune visite possono essere sostituite da interviste, esame documentale, accesso da remoto o video, con il metodo documentato e giustificato; per la ISO 45001, non dove il controllo dei processi e il controllo dei rischi per la salute e sicurezza sul lavoro devono essere osservati direttamente.

Per più siti, la prima domanda è se il campionamento sia consentito; per la ISO 45001 la risposta dipende dai rischi per la salute e sicurezza sul lavoro presenti in ciascun sito. Le regole di campionamento sono in Global ACI TECH-3-001 (già IAF MD 1).

Il calcolo è una registrazione

L'organismo di certificazione registra il tempo di audit e la sua giustificazione, per l'intero campo di applicazione della certificazione. Li fornisce entrambi al cliente come parte del contratto e li rende disponibili al proprio ente di accreditamento. Il §9.1.4 della ISO/IEC 17021-1 richiede procedure documentate per determinare il tempo di audit e una registrazione della durata e della sua giustificazione.

Che cosa significa per voi

Se state chiedendo un'offerta: indicate il numero effettivo di addetti in ogni turno, il picco stagionale, ogni sito e ogni processo affidato all'esterno.

Se state confrontando offerte: confrontate i calcoli, non solo i totali: il valore di partenza, la categoria, ogni adeguamento e la sua ragione.

Se siete già certificati: il tempo di sorveglianza è riesaminato a ogni audit. Informate il vostro organismo di certificazione quando cambiano addetti, siti o campo di applicazione.

Queste sono informazioni generali sul requisito, non una consulenza su un particolare sistema di gestione.

CAS — Organismo di certificazione di sistemi di gestione accreditato EGAC n. 012418. Ambito accreditato: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, ISO 50001 e ISO 22301. I certificati accreditati per ISO 9001, 14001, 45001, 22000 e 50001 rientrano nell'ambito IAF MLA di EGAC; la ISO 22301 è accreditata da EGAC ma ne resta esclusa.

Verificate qualsiasi certificato: cas.com.eg/certsearch