L'audit senza piano di audit

La ISO/IEC 17021-1 richiede un piano di audit per gli audit di un ciclo di certificazione. Lo stage 1 è l'eccezione, e l'esenzione sta in una riga:

§9.3.1.2.1 NOTA — Lo stage 1 non richiede un piano di audit formale.

È il tipo di frase che sembra un'agevolazione amministrativa ed è in realtà la dichiarazione più chiara, nella norma, di ciò a cui serve lo stage 1.

Perché l'esenzione deve esistere

Guardate cosa lo stage 1 deve produrre. Il §9.3.1.2.2 f) pone tra i suoi obiettivi quello di fornire un punto di riferimento per la pianificazione dello stage 2, acquisendo una comprensione sufficiente del sistema di gestione del cliente e delle attività del sito.

Il piano di audit dello stage 2 sta a valle dello stage 1. È uno dei suoi risultati.

Richiedere quindi un piano di audit formale come input dello stage 1 significherebbe richiedere ciò che l'attività esiste per rendere possibile. L'esenzione non è indulgenza; è l'unica soluzione coerente.

Ciò che il punto richiede al suo posto è limitato e preciso: la pianificazione deve assicurare che gli obiettivi dello stage 1 possano essere raggiunti, e il cliente deve essere informato di eventuali attività in campo. Con uno scopo, e con preavviso su dove saranno le persone. Questo è tutto il requisito procedurale.

Cosa viene scambiato per informalità

Tre caratteristiche dello stage 1 sembrano informali e sono tutte conseguenze del punto della norma.

È colloquiale. Il §9.3.1.2.2 b) indica all'auditor di intrattenere discussioni con il personale del cliente. La discussione è il metodo prescritto per quell'obiettivo, non un suo sostituto più morbido.

Non ha un ordine del giorno fisso che vi è stato inviato. Non c'è un piano formale perché il piano si sta costruendo.

Il suo risultato non assomiglia a un rapporto di audit. La nota al §9.3.1.2.3 dice che il risultato dello stage 1 non deve necessariamente soddisfare tutti i requisiti di un rapporto. Il formato è alleggerito; l'esistenza non è facoltativa. Lo stesso punto rende obbligatorie le conclusioni documentate.

Sommate, e la giornata risulta diversa dagli audit che la circondano. Ognuna di quelle differenze è scritta nella norma, e nessuna abbassa ciò che lo stage 1 decide.

La parte che non è affatto alleggerita

È un'affermazione rivolta al futuro, messa per iscritto, su ciò che verrebbe sollevato in seguito se nulla cambiasse. Non esiste un obbligo equivalente in nessun altro punto del ciclo: lo stage 2 e la sorveglianza riferiscono ciò che è, lo stage 1 riferisce ciò che sarebbe.

Un'attività che produce una previsione scritta di future non conformità non è un preliminare leggero. È l'unico punto del processo in cui quel documento esiste.

Dove si svolge lo stage 1, e perché la norma non lo dice

Il punto contiene una nota anziché un requisito: se almeno una parte dello stage 1 è svolta presso la sede del cliente, ciò può aiutare a raggiungere gli obiettivi indicati.

«Può aiutare», non «deve». La norma lascia aperta la sede e poi vi dice in quale direzione va l'aiuto.

Questa reticenza è coerente con tutto quanto sopra. Tre dei sette obiettivi (valutare le condizioni specifiche del sito, ottenere informazioni sul campo di applicazione relative a siti, processi e attrezzature, e acquisire una comprensione sufficiente delle attività del sito) sono legati a un luogo. Quanto di tutto ciò un dato stage 1 possa ottenere da remoto dipende dall'attività, ed è esattamente il tipo di giudizio che una norma non può formulare in anticipo per ogni organizzazione.

Quindi la sede è una decisione con una direzione dichiarata, ed è ragionevole chiedere a un organismo di certificazione di spiegarla.

Rilettura

Lo stage 1 non ha un piano formale perché ne sta producendo uno. È colloquiale perché il punto prescrive la discussione. Il suo risultato è informale nella forma perché la nota dice che il formato non è il punto, e obbligatorio nella sostanza perché il punto lo impone.

L'esenzione che tutti notano e la serietà che sfugge a molti vengono dallo stesso luogo.

Queste sono informazioni generali sul requisito, non una consulenza su un particolare sistema di gestione.

CAS — Organismo di certificazione di sistemi di gestione accreditato EGAC n. 012418.