التدقيق الذي لا خطة له

تشترط ISO/IEC 17021-1 إعداد خطة تدقيق لعمليات التدقيق في دورة منح الشهادة. والاستثناء هو المرحلة الأولى، ونص الإعفاء سطر واحد:

ملاحظة البند 9.3.1.2.1 — لا تتطلب المرحلة الأولى خطة تدقيق رسمية.

إنها جملة تبدو تسهيلًا إداريًا، وهي في الحقيقة أوضح ما تقوله المواصفة عن الغرض من المرحلة الأولى.

لماذا لا بد من هذا الإعفاء

انظر إلى ما يُطلب من المرحلة الأولى أن تنتجه. تجعل الفقرة f) من البند 9.3.1.2.2 أحد أهدافها «توفير محور للتخطيط للمرحلة الثانية من خلال اكتساب فهم كافٍ لنظام إدارة العميل وعمليات الموقع».

فخطة تدقيق المرحلة الثانية تأتي بعد المرحلة الأولى، وهي أحد مخرجاتها.

ومن ثمّ فإن اشتراط خطة تدقيق رسمية مدخلًا للمرحلة الأولى يعني اشتراط الشيء الذي وُجد النشاط أصلًا ليجعله ممكنًا. فالإعفاء ليس تساهلًا؛ بل هو الترتيب الوحيد المتسق.

أما ما يشترطه البند بدلًا من ذلك فمحدود ودقيق: أن يضمن التخطيط تحقيق أهداف المرحلة الأولى، وأن يُبلَّغ العميل بأي أنشطة في الموقع. نشاط هادف، وإخطار مسبق بأماكن وجود الفريق. وهذا هو المتطلب الإجرائي كله.

ما يُحسَب خطأً غيابًا للرسمية

ثلاث سمات للمرحلة الأولى تبدو غير رسمية، وكلها نتيجة مباشرة للبند.

إنها حوارية. توجّه الفقرة b) من البند 9.3.1.2.2 المدقق إلى «إجراء مناقشات مع العاملين لدى العميل». فالنقاش هو الأسلوب المقرَّر لهذا الهدف، لا بديل أخفّ عنه.

ليس لها جدول أعمال ثابت أُرسل إليك. لا توجد خطة رسمية لأن الخطة قيد الإعداد.

مخرجاتها لا تشبه تقرير تدقيق. تنص ملاحظة البند 9.3.1.2.3 على أن مخرجات المرحلة الأولى «لا يلزم أن تستوفي جميع متطلبات التقرير». الشكل مرن — أما الوجود فليس اختياريًا. فالبند نفسه يجعل توثيق الاستنتاجات أمرًا واجبًا.

اجمع هذه السمات معًا تجد أن ذلك اليوم لا يشبه عمليات التدقيق المحيطة به. وكل واحد من هذه الفروق منصوص عليه في المواصفة، ولا شيء منها يقلّل من أهمية ما تقرره المرحلة الأولى.

الجزء الذي لا تساهل فيه إطلاقًا

يشترط البند 9.3.1.2.3 أن تحدد الاستنتاجات الموثقة أي مجالات مثيرة للقلق يمكن تصنيفها حالةَ عدم مطابقة خلال المرحلة الثانية.

والنشاط الذي ينتج توقعًا مكتوبًا لحالات عدم مطابقة مستقبلية ليس خطوة تمهيدية خفيفة. إنه الموضع الوحيد في العملية الذي توجد فيه هذه الوثيقة.

أين تُجرى المرحلة الأولى، ولماذا لا تحدد المواصفة ذلك

يتضمن البند ملاحظة لا متطلبًا:

إذا نُفّذ جزء على الأقل من المرحلة الأولى في مقر العميل، فقد يساعد ذلك على تحقيق الأهداف المذكورة أعلاه.

«قد يساعد»، لا «يجب». تترك المواصفة المكان مفتوحًا، ثم تبيّن لك في أي اتجاه تكون المساعدة.

وهذا التحفظ متسق مع كل ما سبق. فثلاثة من الأهداف السبعة — تقييم الظروف الخاصة بالموقع، والحصول على معلومات النطاق المتعلقة بالمواقع والعمليات والمعدات، واكتساب فهم كافٍ لعمليات الموقع — مرتبطة بمكان. ومقدار ما يمكن أن تحققه مرحلة أولى بعينها عن بُعد يتوقف على طبيعة العمليات، وهذا بالضبط نوع التقدير الذي لا تستطيع المواصفة حسمه مسبقًا لكل مؤسسة.

فالمكان إذن قرار له اتجاه معلن، ومن المعقول أن تطلب من جهة منح الشهادات تفسيره.

قراءة الصورة كاملة

لا خطة رسمية للمرحلة الأولى لأنها هي التي تُنتج الخطة. وهي حوارية لأن البند يقرر النقاش أسلوبًا. ومخرجاتها غير رسمية في شكلها لأن الملاحظة تقول إن الشكل ليس هو المقصود، وإلزامية في مضمونها لأن البند يقول «يجب».

فالإعفاء الذي يلاحظه الناس والجدية التي تفوتهم ينبعان من المصدر نفسه.

هذه معلومات عامة عن المتطلب، وليست مشورة بشأن أي نظام إدارة بعينه.

CAS — جهة منح شهادات أنظمة الإدارة معتمدة من المجلس الوطني للاعتماد (إيجاك) برقم 012418 لمواصفات ISO 9001 و ISO 14001 و ISO 45001 و ISO 22000 و ISO 50001 و ISO 22301.

أسئلة شائعة عن مسار منح الشهادة: cas.com.eg/cas/faq