تحافظ عليها أم تحتفظ بها: نوعا المعلومات الموثقة في الأيزو 9001

تستخدم ISO 9001:2015 فعلين للمعلومات الموثقة، ولكلٍّ منهما مطلب مختلف. فالمعلومات المُحافَظ عليها تصف النظام، كالنطاق وسياسة الجودة وأهداف الجودة. أما المعلومات المحتفَظ بها فهي دليل، كالدليل على الكفاءة أو نتائج مراجعات الإدارة. والفعل الوارد في البند هو ما يدلّك على النوع المطلوب.

من أين جاءت الكلمتان

يشرحهما الملحق A الإرشادي في البند A.6. فقد حلّت «المحافظة» محل ما كان إصدار 2008 يسميه الوثائق والإجراءات الموثقة ودليل الجودة وخطة الجودة. وحلّ «الاحتفاظ» محل سجلاته، أي الوثائق التي تقدّم الدليل على المطابقة. ثم يضع البند 7.5 الضوابط التي تسري على النوعين.

المُحافَظ عليها: تتغير حين يتغير النظام

البنود التي تطلبها قليلة: النطاق (4.3)، وسياسة الجودة (5.2.2 a))، وأهداف الجودة (6.2.1)، ومعلومات العمليات بالقدر اللازم وفق البندين 4.4.2 a) و8.1 e).

وكلٌّ منها يصف النظام كما هو الآن. فإذا تغيّر النطاق أو أحد الأهداف، تُحدَّث المعلومات الموثقة وفق البند 7.5.2، ويُضبط التغيير وفق البند 7.5.3.2 c)، الذي يذكر ضبط الإصدارات مثالًا على ذلك.

والسؤال الذي تطرحه على الوثيقة المُحافَظ عليها: هل هي الإصدار الساري؟

المحتفَظ بها: دليل على حدث أو نتيجة

البنود التي تطلبها أكثر بكثير، وكلٌّ منها يحدد ما يكون الدليل عليه. ومن أمثلة القائمة:

• الكفاءة (7.2 d))؛
• ملاءمة موارد الرصد والقياس للغرض منها (7.1.5.1)؛
• الإفراج عن المنتجات والخدمات، مع إمكانية التتبّع إلى من صرّح به (8.6)؛
• المخرجات غير المطابقة والقرارات المتخذة بشأنها (8.7.2)؛
• تنفيذ برنامج التدقيق ونتائج التدقيق (9.2.2 f))؛
• نتائج مراجعات الإدارة (9.3.3)؛
• حالات عدم المطابقة ونتائج الإجراءات التصحيحية (10.2.2).

ويشترط البند 7.5.3.2 حماية المعلومات الموثقة المحتفَظ بها كدليل على المطابقة من التعديلات غير المقصودة.

حين تكون الوثيقة الواحدة من النوعين

يوضح البند A.6 أن متطلب المحافظة على معلومات موثقة لا يمنع المؤسسة من الاحتفاظ بها أيضًا، كأن تحتفظ بالإصدارات السابقة. ومن الأمثلة على ذلك بيان نطاق حلّ غيره محله، يُحتفظ به لإثبات ما كان ساريًا في تاريخ سابق. ويستخدم البند 8.1 e) الفعلين في الجملة نفسها.

مدة الاحتفاظ

لا تحدد ISO 9001 أي مدة. ويجعل البند A.6 ذلك قرارًا للمؤسسة: ما الذي تحتفظ به، ولأي مدة، وعلى أي وسيط. ويدرج البند 7.5.3.2 d) الاحتفاظ والتخلص ضمن أنشطة الضبط التي يجب تناولها، حسب الاقتضاء.

الاسم المكتوب على الملف

يوضح البند A.1 أن المؤسسة غير مُلزمة باعتماد مصطلحات المواصفة، فلها أن تواصل تسميتها «سجلات» أو «توثيقًا» أو «بروتوكولات». والعبرة بالمحتوى، مقروءًا في ضوء البند.

هذه معلومات عامة عن المتطلب، وليست مشورة بشأن أي نظام إدارة بعينه.

CAS — جهة منح شهادات أنظمة الإدارة، معتمدة من إيجاك برقم 012418. مجال الاعتماد: ISO 9001 و ISO 14001 و ISO 45001 و ISO 22000 و ISO 50001 و ISO 22301. وتقع الشهادات الصادرة ضمن الاعتماد لمواصفات ISO 9001 و 14001 و 45001 و 22000 و 50001 ضمن نطاق IAF MLA لإيجاك (اتفاقية الاعتراف المتبادل متعددة الأطراف للمنتدى الدولي للاعتماد)، أما ISO 22301 فمعتمدة من إيجاك لكنها تقع خارج هذا النطاق.

تحقّق من أي شهادة: cas.com.eg/certsearch