شهادة الأيزو المعلّقة أو المسحوبة: كيف تواصل التحقق منها

قد تُعلَّق شهادةٌ كانت سارية حين وافقت على المورّد، أو يُقلَّص نطاقها، أو تُسحب، قبل تاريخ انتهائها، ولا تتغير النسخة التي بين يديك حين يحدث ذلك. وتحدد ISO/IEC 17021-1:2015 متى تتخذ جهة منح الشهادات كل قرار من هذه القرارات. ولكي تبقى على اطلاع، أعِد التحقق من الحالة في مواعيد تحددها مسبقًا: في سجل جهة منح الشهادات نفسها أولًا، ثم في IAF CertSearch.

ثلاثة قرارات قد تتخذها جهة منح الشهادات خلال الدورة

تُبقي جهة منح الشهادات على الشهادة استنادًا إلى أدلة على أن العميل لا يزال يستوفي متطلبات المواصفة (البند 9.6.1). ويتناول البند 9.6.5 ما يحدث حين لا يستوفيها. ويجب أن تكون لدى الجهة سياسة وإجراءات موثقة لتعليق الشهادة وسحبها وتقليص نطاقها، وأن تحدد الإجراءات التي تترتب على كل منها (البند 9.6.5.1).

التعليق. يورد البند 9.6.5.2 أمثلة على حالات يجب فيها على جهة منح الشهادات أن تعلّق الشهادة:

• أخفق نظام الإدارة الحاصل على الشهادة، على نحو مستمر أو جسيم، في استيفاء متطلبات منح الشهادة، ومنها المتطلبات المتعلقة بفاعليته؛
• لا يسمح العميل بإجراء تدقيقات المتابعة أو تدقيقات إعادة منح الشهادة بالتواتر المطلوب؛
• طلب العميل نفسه تعليق الشهادة.

وأثناء التعليق تكون الشهادة «غير سارية مؤقتًا» (البند 9.6.5.3).

السحب. إذا لم تُحَلّ المسألة التي أدت إلى التعليق خلال المدة التي حددتها جهة منح الشهادات، تكون النتيجة سحب الشهادة أو تقليص نطاقها (البند 9.6.5.4). وقد تؤدي إساءة استخدام وثائق الشهادة أو العلامات أو تقارير التدقيق كذلك إلى التعليق أو السحب (الملاحظة على البند 8.3.5).

تقليص النطاق. حين يخفق العميل، على نحو مستمر أو جسيم، في استيفاء المتطلبات في جزء من نطاق الشهادة، تقلّص جهة منح الشهادات النطاق لاستبعاد تلك الأجزاء، بما يتفق مع المواصفة المستخدمة لمنح الشهادة (البند 9.6.5.5). ويظل باقي النطاق مشمولًا بالشهادة.

وهذه قرارات، لا نتائج تدقيق، ويتخذها أشخاص غير الذين أجروا التدقيقات (البند 9.5.1.1).

كم يدوم التعليق

لا تحدد المواصفة مدة بعينها. فجهة منح الشهادات تعيد الشهادة إلى السريان حين تُحَلّ المسألة، وهي التي تحدد المدة المتاحة لحلّها (البند 9.6.5.4). وتذكر ملاحظة على هذا البند أن التعليق لن يتجاوز ستة أشهر في معظم الحالات. وهي ملاحظة، لا حدّ ملزم. وفي أثناء ذلك قد تُجري الجهة لدى العميل تدقيقًا بإخطار قصير أو دون إخطار مسبق، متابعةً للتعليق (البند 9.6.4.2).

ولذلك ينتهي التعليق بإحدى ثلاث نتائج: إعادة الشهادة إلى السريان، أو تقليص نطاقها، أو سحبها.

ما يجوز للمؤسسة الحاصلة على الشهادة وما لا يجوز لها

القاعدة التي تضعها المواصفة نفسها هي البند 9.6.5.3: غير سارية مؤقتًا. أما التفاصيل فتحددها كل جهة منح شهادات، في سياستها بشأن التعليق (البند 9.6.5.1) وفي متطلباتها الخاصة بالإشارة إلى الشهادة. وبموجب ترتيبات قابلة للإنفاذ قانونًا، تُلزم جهة منح الشهادات العميل باتباع تلك المتطلبات حين يشير إلى حالة شهادته، وبألا يُدلي بأي بيان مضلِّل عن شهادته أو يسمح بذلك (البند 8.3.4، الفقرتان a و b). وبعد السحب يتوقف العميل عن استخدام الإعلانات التي تشير إلى الشهادة، وفق توجيهات الجهة (البند 8.3.4، الفقرة d)؛ وبعد تقليص النطاق يعدّل إعلاناته (البند 8.3.4، الفقرة e).

وتتناول قواعد منح الشهادات لدى CAS حالة التعليق صراحةً: يتوقف العميل عن أي استخدام للشهادة ولعلامة الشهادة، ويكفّ عن الإشارة إلى الشهادة، وتتيح CAS حالة التعليق للعموم.

أما ما تستطيع المؤسسة فعله فهو أن تحلّ المسألة، فتعود الشهادة إلى السريان (البند 9.6.5.4)، أو أن تتظلّم من القرار (البند 9.7.1).

ما تعلنه جهة منح الشهادات عن حالة الشهادة

إجراءاتها، دون أن يطلبها أحد. يشترط البند 8.1.1، الفقرة b، إتاحة معلومات للعموم عن الطريقة التي تعلّق بها الجهة الشهادات وتعيدها إلى السريان وتسحبها وتقلّص نطاقها، ضمن إجراءاتها الأخرى. فيستطيع المشتري أن يقرأ مسبقًا ما تفعله جهة بعينها. وتنشر CAS قواعدها على cas.com.eg/policies/certification-rules.

أين تظهر الحالة، ومتى

سجل جهة منح الشهادات هو السجل الحالي الصادر عنها نفسها. ويُظهر سجل CAS على cas.com.eg/certsearch أربع حالات: سارية، ومعلّقة، ومسحوبة، ومنتهية. وتُظهر كل نتيجة وقت التحقق، ويحمل سجل التحقق الذي يمكنك تنزيله تاريخًا.

قاعدة بيانات IAF CertSearch تسجّل حالة الشهادة بإحدى ثلاث صفات: نشطة أو معلّقة أو مسحوبة (IAF MD 28:2023، البند 4.2.1 x). وترفع جهات منح الشهادات بياناتها مرة في الشهر على الأقل (البند 4.2.4)، ويُعرض تاريخ آخر تحديث أجرته كل جهة (الملاحظة على البند 4.2.5). فالقرار الذي يُتخذ بعد هذا التاريخ قد لا يكون ظاهرًا فيها بعد.

الشهادة نفسها. بعد تقليص النطاق، تُظهر وثائق الشهادة تاريخ سريان التقليص (البند 8.2.2، الفقرة b)، ويجب أن تكون الوثائق المعدَّلة قابلة للتمييز عن الوثائق الملغاة (البند 8.2.2، الفقرة i). أما التعليق أو السحب فيغيّر السجل، لا النسخة التي أُرسلت إليك.

متى تتحقق مرة أخرى

حدّد المواعيد مسبقًا:

• عند ترسية العقد، لمعرفة الحالة في اليوم الذي تلتزم فيه.
• عند كل تجديد لتأهيل المورّد. إذا كانت مؤسستك حاصلة على شهادة ISO 9001:2015، فالبند 8.4.1 يشترط أصلًا وضع معايير لإعادة تقييم المورّدين الخارجيين، فتكون هذه المراجعة موعدًا حددته بالفعل.
• قبل أن تعتمد على الشهادة في مناقصة، أو تحيلها إلى عميلك.
• مرة في السنة، بين مواعيد التحقق الأخرى. تُجرى تدقيقات المتابعة مرة واحدة على الأقل في كل سنة تقويمية في غير سنوات إعادة منح الشهادة (البند 9.1.3.3)، وعدم السماح بإجرائها أحد أسباب التعليق المدرجة.
• حين يمرّ تاريخ الانتهاء المطبوع، للحصول على الشهادة المجدَّدة.

احتفظ بتاريخ كل عملية تحقق ومصدرها في ملف المورّد.

ماذا يعني ذلك لك

إن كنت مشتريًا: أدرج عمليات التحقق هذه في تقويم المورّدين لديك. واعتمد في قرارك على سجل جهة منح الشهادات نفسها، وتعامل مع IAF CertSearch بوصفها مصدرًا ثانيًا، بياناته محدَّثة حتى تاريخ آخر تحديث معروض فيها.

إن كنت حاصلًا على الشهادة: أثناء التعليق تكون شهادتك غير سارية مؤقتًا، ويُبلَّغ بالحالة كل عميل يسأل جهة منح الشهادات التي تتعامل معها (البند 8.1.2، الفقرة b). وتحدد قواعد تلك الجهة ما يجب أن تتوقف عن استخدامه.

إن كنت تحمل شهادة معلّقة صادرة عن CAS: تؤكد لك CAS شروط رفع التعليق، وحلّ المسألة خلال المدة المحددة يعيد الشهادة إلى السريان.

هذه معلومات عامة عن المتطلب، وليست مشورة بشأن أي نظام إدارة بعينه.

CAS — جهة منح شهادات أنظمة الإدارة، معتمدة من إيجاك برقم 012418. مجال الاعتماد: ISO 9001 و ISO 14001 و ISO 45001 و ISO 22000 و ISO 50001 و ISO 22301. وتقع الشهادات الصادرة ضمن الاعتماد لمواصفات ISO 9001 و 14001 و 45001 و 22000 و 50001 ضمن نطاق IAF MLA لإيجاك (اتفاقية الاعتراف المتبادل متعددة الأطراف للمنتدى الدولي للاعتماد)، أما ISO 22301 فمعتمدة من إيجاك لكنها تقع خارج هذا النطاق.

تحقّق من أي شهادة: cas.com.eg/certsearch