Certificato ISO sospeso o ritirato: come continuare a verificarlo

Un certificato valido quando avete approvato un fornitore può essere sospeso, ridotto nel campo di applicazione o ritirato prima della data di scadenza, e la copia in vostro possesso non cambia quando ciò accade. La ISO/IEC 17021-1:2015 stabilisce quando un organismo di certificazione prende ciascuna decisione. Per restare aggiornati, ricontrollate lo stato in momenti fissati in anticipo: prima nel registro dello stesso organismo di certificazione, poi su IAF CertSearch.

Tre decisioni che un organismo di certificazione può prendere durante il ciclo

Un organismo di certificazione mantiene la certificazione sulla base dell'evidenza che il cliente continua a soddisfare i requisiti della norma (§9.6.1). Il punto 9.6.5 tratta di ciò che accade quando non li soddisfa. L'organismo deve avere una politica e procedure documentate per la sospensione, il ritiro e la riduzione del campo di applicazione, e deve specificare le azioni che ne conseguono (§9.6.5.1).

Sospensione. Il §9.6.5.2 indica, come esempi, i casi in cui l'organismo di certificazione deve sospendere:

• il sistema di gestione certificato non ha soddisfatto in modo persistente o grave i requisiti di certificazione, compresi quelli relativi alla sua efficacia;
• il cliente non consente lo svolgimento degli audit di sorveglianza o di ricertificazione con le frequenze richieste;
• il cliente stesso ha chiesto la sospensione.

Durante la sospensione, la certificazione è «temporaneamente non valida» (§9.6.5.3).

Ritiro. Se la questione che ha portato alla sospensione non è risolta entro il tempo fissato dall'organismo di certificazione, ne consegue il ritiro o la riduzione del campo di applicazione (§9.6.5.4). Anche l'uso improprio di documenti di certificazione, marchi o rapporti di audit può portare alla sospensione o al ritiro (nota al §8.3.5).

Riduzione del campo di applicazione. Quando il cliente non ha soddisfatto in modo persistente o grave i requisiti per una parte del campo di applicazione, l'organismo di certificazione riduce il campo di applicazione per escludere quelle parti, in linea con la norma utilizzata per la certificazione (§9.6.5.5). Il resto rimane certificato.

Sono decisioni, non risultati di audit, e le prendono persone diverse da quelle che hanno condotto gli audit (§9.5.1.1).

Quanto dura una sospensione

La norma non fissa un periodo. L'organismo di certificazione ripristina la certificazione una volta risolta la questione, ed è l'organismo a stabilire il tempo concesso per risolverla (§9.6.5.4). Una nota al punto indica che nella maggior parte dei casi una sospensione non supererebbe i sei mesi. È una nota, non un limite. Nel frattempo l'organismo può svolgere presso il cliente audit con breve preavviso o senza preavviso, come attività di verifica successiva (§9.6.4.2).

Una sospensione si conclude quindi in uno di tre modi: ripristino, riduzione o ritiro.

Che cosa può e non può fare l'organizzazione certificata

La regola posta dalla norma stessa è il §9.6.5.3: temporaneamente non valida. Il dettaglio è stabilito da ciascun organismo di certificazione, nella sua politica sulla sospensione (§9.6.5.1) e nei suoi requisiti per i riferimenti alla certificazione. Mediante accordi giuridicamente vincolanti, l'organismo di certificazione richiede al cliente di rispettare tali requisiti quando fa riferimento al proprio stato di certificazione, e di non fare né consentire alcuna dichiarazione fuorviante sulla propria certificazione (§8.3.4 a e b). Dopo un ritiro, il cliente cessa di usare la pubblicità che fa riferimento alla certificazione, secondo le indicazioni dell'organismo (§8.3.4 d); dopo una riduzione, modifica la propria pubblicità (§8.3.4 e).

Le regole di certificazione di CAS trattano espressamente il caso della sospensione: il cliente cessa ogni uso del certificato e del marchio di certificazione e smette di fare riferimento alla certificazione, e CAS rende pubblicamente accessibile lo stato di sospensione.

Ciò che l'organizzazione può fare è risolvere la questione, così che la certificazione sia ripristinata (§9.6.5.4), oppure presentare ricorso contro la decisione (§9.7.1).

Che cosa un organismo di certificazione rende noto sullo stato

Il proprio processo, senza che venga richiesto. Il §8.1.1 b) richiede informazioni pubbliche su come l'organismo sospende, ripristina e ritira la certificazione e ne riduce il campo di applicazione, tra gli altri suoi processi. Un acquirente può leggere in anticipo che cosa fa un determinato organismo. CAS pubblica le proprie regole su cas.com.eg/policies/certification-rules.

Dove compare lo stato, e quando

Il registro dell'organismo di certificazione è la sua registrazione aggiornata. Il registro di CAS su cas.com.eg/certsearch mostra quattro stati: valido, sospeso, ritirato e scaduto. Ogni risultato indica il momento della verifica, e la registrazione della verifica che potete scaricare è datata.

IAF CertSearch riporta lo stato della certificazione come attivo, sospeso o ritirato (IAF MD 28:2023 §4.2.1 x). Gli organismi di certificazione caricano i dati almeno una volta al mese (§4.2.4), ed è visualizzata la data del loro ultimo aggiornamento (nota al §4.2.5). Una decisione presa dopo quella data può non esservi ancora.

Il certificato. Dopo una riduzione del campo di applicazione, i documenti di certificazione riportano la data di efficacia della riduzione (§8.2.2 b), e i documenti revisionati devono essere distinguibili da quelli obsoleti (§8.2.2 i). Una sospensione o un ritiro modifica la registrazione, non la copia che vi è stata inviata.

Quando verificare di nuovo

Fissate i momenti in anticipo:

• All'aggiudicazione del contratto, per lo stato nel giorno in cui vi impegnate.
• A ogni rinnovo della qualifica del fornitore. Se la vostra organizzazione è certificata ISO 9001:2015, il punto 8.4.1 richiede già criteri per la rivalutazione dei fornitori esterni, quindi quel riesame è un momento che avete già fissato.
• Prima di fare affidamento sul certificato per una gara, o di trasmetterlo al vostro cliente.
• Una volta all'anno, tra le altre verifiche. Gli audit di sorveglianza si svolgono almeno una volta per anno solare al di fuori degli anni di ricertificazione (§9.1.3.3), e non consentirli è uno dei motivi di sospensione elencati.
• Quando la data di scadenza stampata è superata, per ottenere il certificato rinnovato.

Conservate la data e la fonte di ogni verifica nel fascicolo del fornitore.

Che cosa significa per voi

Se siete un acquirente: inserite queste verifiche nel calendario dei fornitori. Per la decisione usate il registro dello stesso organismo di certificazione, e considerate IAF CertSearch una seconda fonte, aggiornata alla data del suo ultimo aggiornamento.

Se siete certificati: durante la sospensione la vostra certificazione è temporaneamente non valida, e a un cliente che si rivolge al vostro organismo di certificazione viene comunicato lo stato (§8.1.2 b). Le regole del vostro organismo di certificazione indicano che cosa dovete smettere di usare.

Se avete un certificato CAS sospeso: CAS conferma le condizioni per la revoca della sospensione, e la risoluzione della questione entro il tempo fissato ripristina la certificazione.

Queste sono informazioni generali sul requisito, non una consulenza su un particolare sistema di gestione.

CAS — Organismo di certificazione di sistemi di gestione accreditato EGAC n. 012418. Ambito accreditato: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, ISO 50001 e ISO 22301. I certificati accreditati per ISO 9001, 14001, 45001, 22000 e 50001 rientrano nell'ambito IAF MLA di EGAC; la ISO 22301 è accreditata da EGAC ma ne resta esclusa.

Verificate qualsiasi certificato: cas.com.eg/certsearch