متى ينبغي لجهة منح الشهادات أن تقول «لا»

جهة منح الشهادات التي لم ترفض طلبًا قط ليست كريمة، بل هي لا تُجري مراجعة للطلبات.

فالمواصفة تشترط أن تنتهي المراجعة إلى قرار، و«لا» من الإجابات المتاحة. وفيما يلي الحالات التي تكون فيها هي الإجابة الصحيحة — وما تكشفه كلٌّ منها عن الجهة التي تقولها، أو التي لا تقولها.

خارج مجال الاعتماد

الحالة الأكثر شيوعًا، والأسهل في التحقق المستقل.

يُمنح الاعتماد مخططًا بمخطط، وداخل المخطط قطاعًا بقطاع. فالجهة المعتمدة لمواصفة ISO 9001 ليست بذلك معتمدة لمواصفة ISO 22000. والجهة المعتمدة لمواصفة ISO 9001 في قطاعي الإنشاءات وتقنية المعلومات ليست معتمدة لمواصفة ISO 9001 في قطاع الصناعات الدوائية.

فإذا كان مخططك أو قطاعك خارج مجال اعتماد الجهة، فالإجابة الصادقة أنها لا تستطيع أن تمنحك شهادة ضمن مجال الاعتماد. وقد تعرض بعض الجهات إصدار شهادة خارج نطاق الاعتماد بدلًا منها — وهذا مشروع إذا وُسمت الشهادة بذلك بوضوح، وعديم الجدوى إذا كان ما طلبه عميلك هو الاعتماد.

ويمكنك التحقق من ذلك بنفسك قبل التقديم، في السجل العام لجهة الاعتماد.

غياب الكفاءة في القطاع

وهي حالة مختلفة عن المجال، وأقل ظهورًا.

فقد تحمل الجهة اعتمادًا لقطاع فني ما، ومع ذلك لا يتوافر لديها مدقق كفء في عملياتك تحديدًا. وتشترط ISO/IEC 17021-1 أن تحدد جهة منح الشهادات الكفاءات التي تحتاج إليها وأن تتأكد من توافرها قبل الشروع في التدقيق.

ونمط الإخفاق هنا ليس الرفض، بل تدقيق يُجريه شخص يتعلّم مجال عملك على حسابك، فتأتي نتائجه متجاوزةً ما يهم، ومثيرةً ما لا يهم.

مانع يتعلق بالحيادية

ثلاثة بنود، لكلٍّ منها ذاكرة تمتد عامين.

5.2.7 — الاستشارات المقدَّمة من جهة ذات صلة بجهة منح الشهادات: لا منح للشهادة قبل مرور عامين على الأقل على انتهائها. 5.2.6 — عمليات التدقيق الداخلي التي تُجريها جهة منح الشهادات: الحكم نفسه. 5.2.10 — الأفراد الذين قدّموا لك استشارات: يُستبعَدون من عمليات التدقيق لديك مدة عامين.

والجهة التي تسأل عن الاستشارات ثم تمضي قُدمًا رغم ذلك قد أخبرتك بقيمة ضوابط الحيادية لديها.

العجز عن التنفيذ

لغة العمل. والوصول إلى المواقع، بما فيها المواقع في دول أخرى. وتوافر المدققين الأكفاء حيث يجب أن يُنفَّذ العمل.

تبدو هذه أمورًا إدارية، وهي ليست كذلك. فالتدقيق الذي يُجرى عبر مترجم على يد مدقق لا يستطيع قراءة سجلاتك تدقيق أضعف، والشهادة التي تنتج عنه تحمل هذا الضعف دون أن يظهر.

العميل الذي لا يسمح بالوصول

يتطلب منح الشهادة أن تتخذ المؤسسة الترتيبات اللازمة لإجراء التدقيق، بما في ذلك فحص الوثائق والوصول إلى جميع العمليات والمناطق والسجلات والعاملين — وأن تستقبل المراقبين، كمقيّمي جهة الاعتماد أو المدققين المتدربين، عند الاقتضاء.

علاقة غير مقبولة

ينص البند 5.2.3 على أنه إذا شكّلت علاقة ما تهديدًا غير مقبول للحيادية — والمثال الوارد هو شركة تابعة مملوكة بالكامل لجهة منح الشهادات تطلب الشهادة من الشركة الأم — فلا يجوز منح الشهادة. لا تخفيف للأثر، بل امتناع عن المنح.

ويقضي البند 5.2.4 بألّا تمنح جهة منح الشهادات شهادة لنظام إدارة الجودة الخاص بجهة أخرى لمنح الشهادات.

ماذا يعني ذلك عند اختيار الجهة

لا يمكنك تدقيق مراجعة الطلبات لدى جهة منح الشهادات من الخارج. لكنك تستطيع أن تطرح أسئلة تكشف إجاباتها عنها.

«هل يقع مخططنا وقطاعنا ضمن مجال اعتمادكم؟» — ويمكن التحقق من ذلك في السجل أثناء إجابتهم.

«ما الكفاءة التي تملكونها في قطاعنا، وهل سيكون ذلك المدقق ضمن فريق تدقيقنا؟»

«ما الذي قد يجعلكم ترفضون طلبنا؟» — وهو أكثر الأسئلة الثلاثة كشفًا. فالجهة التي تملك إجابة حقيقية قد فكّرت في الأمر. أما الجهة التي تقول إنها لا ترفض أبدًا فقد أخبرتك أن المراجعة إجراء شكلي.

«كيف توصلتم إلى عدد أيام التدقيق؟» — إذا طُرح هذا السؤال قبل أن تقدّم أنماط المناوبات والعمليات المُسندة إلى جهات خارجية، كشف ما إذا كان هناك حساب أصلًا.

الجانب غير المريح

الجهة التي ترفض طلبك كلّفتك وقتًا، ولم تمنحك شيئًا تستطيع الانتفاع به على الفور.

أما الجهة التي تقبل طلبًا كان ينبغي لها رفضه فقد منحتك شهادة — ومعها خطر لن تكتشفه حتى يتفحّص الأمرَ عن قرب عميلٌ، أو مقيّمُ جهة اعتماد، أو جهةُ رقابة على الأسواق.

الثانية أريح في الشعور، وأسوأ في الواقع.

هذا المقال معلومات عامة عن الطريقة التي يُشترط أن تعمل بها جهات منح الشهادات، وليس مشورة بشأن أي شهادة بعينها.

CAS — جهة منح شهادات أنظمة الإدارة معتمدة من المجلس الوطني للاعتماد (إيجاك) برقم 012418.

تحقّق من أي شهادة: cas.com.eg/certsearch