كيف تُدار مخاطر الحيادية على أرض الواقع

تتقاضى جهة منح الشهادات أتعابها من المؤسسات التي تمنحها الشهادات. وهذه الجملة تصف كل جهة منح شهادات معتمدة في العالم، وهي السبب في أن الحيادية لا تُترك للنوايا الحسنة. فمواصفة ISO/IEC 17021-1 تحوّلها إلى مجموعة من المتطلبات، وتتحقق جهة الاعتماد من استيفائها. وهذا ما يبدو عليه الأمر من الداخل.

المبدأ، والمتطلب الذي يجعله واقعًا

ينص البند 5.2.1 على المبدأ: تُنفَّذ أنشطة تقييم المطابقة بحيادية، ولا تسمح جهة منح الشهادات للضغوط التجارية أو المالية أو غيرها بالمساس بالحيادية.

والبند 5.2.3 هو حيث يتحول المبدأ إلى عمل. إذ يجب أن تكون لدى جهة منح الشهادات عملية لتحديد المخاطر المتعلقة بتضارب المصالح الناشئ عن منح الشهادات، وتحليلها وتقييمها ومعالجتها ورصدها وتوثيقها — بصفة مستمرة. وحيثما وُجد تهديد، يجب على الجهة أن توثق كيف تزيله أو تقلّله إلى أدنى حد، وأن توثق أي مخاطر متبقية. وعلى الإدارة العليا أن تراجع هذه المخاطر المتبقية وتقرر ما إذا كانت مقبولة.

وتسرد الملاحظة 1 على هذا البند مصادر التهديدات: الملكية، والحوكمة، والإدارة، والعاملون، والموارد المشتركة، والشؤون المالية، والعقود، والتدريب، والتسويق، ودفع عمولة مبيعات أو أي حافز آخر مقابل إحالة عملاء جدد. وهي قائمة أطول مما يتوقعه معظم الناس، وهي القائمة التي تُقيَّم جهة منح الشهادات في ضوئها.

ما هو محظور قطعًا

بعض العلاقات ليست مخاطر تُدار، بل أبواب مغلقة.

الاستشارات. البند 5.2.5: لا يجوز لجهة منح الشهادات، ولا لأي جزء من الكيان القانوني نفسه، ولا لأي كيان خاضع لسيطرتها التنظيمية، أن يعرض استشارات أنظمة الإدارة أو يقدّمها. وتوضح الملاحظة أن شرح نتيجة تدقيق أو توضيح متطلب ما لا يُعد استشارة، أما تصميم نظام العميل فهو استشارة.

التدقيق الداخلي للعملاء الحاصلين على الشهادة. يَعُدّ البند 5.2.6 ذلك تهديدًا جسيمًا ويحظره، مع اشتراط انقضاء عامين قبل منح الشهادة لنظام قُدّمت له خدمات تدقيق داخلي.

منح الشهادة لنظام إدارة الجودة لدى جهة أخرى لمنح الشهادات. البند 5.2.4، في سطر واحد.

إسناد عمليات التدقيق إلى مؤسسة استشارية. يَعُدّ البند 5.2.8 ذلك تهديدًا غير مقبول. أما المدققون الأفراد المتعاقد معهم، الخاضعون لمتطلبات الكفاءة في البند 7.3، فأمر مختلف.

التسويق الذي يربط منح الشهادات بجهة استشارية. البند 5.2.9: لا يجوز تسويق أنشطة الجهة على أنها مرتبطة بجهة استشارية، وعلى الجهة أن تصحّح أي ادعاء من جهة استشارية بأن الحصول على الشهادة سيكون أبسط أو أسهل أو أسرع أو أقل تكلفة إذا استُعين بتلك الجهة — وألا تطلق هي نفسها ادعاءً مماثلًا.

ما يُدار بدلًا من أن يُحظر

قاعدة العامين للأفراد. البند 5.2.10: لا يجوز للعاملين الذين قدّموا استشارات أنظمة الإدارة لعميل، بما في ذلك بصفة إدارية، المشاركة في التدقيق أو في غيره من أنشطة منح الشهادات لذلك العميل؛ والإجراء المعترف به للحد من هذا التهديد هو انقضاء عامين على الأقل على انتهاء الاستشارة. وينطبق الفاصل نفسه البالغ عامين بموجب البند 5.2.7 حين تكون للاستشاري الذي يتعامل معه العميل علاقة بجهة منح الشهادات.

التضارب المُفصَح عنه. البند 5.2.13: على كل شخص، داخليًا كان أو خارجيًا، أن يكشف عن أي وضع يعلمه قد ينطوي على تضارب في المصالح، وعلى الجهة أن تسجّل هذه المعلومات وتستخدمها، وألا تستعين بالشخص ما لم تستطع إثبات انتفاء التضارب. وفي CAS، يوقّع كل مدقق وكل عضو في وظيفة اتخاذ القرار إقرارًا عن كل مهمة، وأي علاقة سابقة بالعميل — عمل، أو استشارة، أو صلة عائلية — تستبعده منها.

أين يأتي دور الرؤية الخارجية

يشترط البند 5.2.3 أن تتضمن عملية إدارة المخاطر تحديد الأطراف المعنية والتشاور معها في المسائل التي تمس الحيادية — على نحو متوازن لا تطغى فيه مصلحة واحدة. وتشير الملاحظة 3 إلى أن إحدى طرق ذلك تشكيل لجنة من هذه الأطراف.

ولا تطّلع هذه اللجنة على إقرارات المدققين واحدًا واحدًا؛ بل ترى العملية، وسجل التهديدات، والمخاطر المتبقية، والقرارات المتخذة. ومهمتها أن تقول، من موقعها الخارجي، ما إذا كانت ضوابط الحماية كافية — ومحاضرها من بين السجلات التي تقرؤها جهة الاعتماد.

كيف ينعكس ذلك على الشهادة

ثلاث آليات، والشهادة تستند إليها جميعًا.

المدقق الذي يزورك أقرّ بعدم وجود تضارب في المصالح في تلك المهمة، وليس هو من يتخذ القرار. فالقرار يتخذه شخص أو فريق لم يشارك في التدقيق — إذ تفصل ISO/IEC 17021-1 بين الوظيفتين عن قصد. ويخضع الترتيب بأكمله لمراجعة لجنة الحيادية، ولتقييم المجلس الوطني للاعتماد (إيجاك) عند تقييمه CAS.

ولا يظهر شيء من ذلك على الشهادة، بل يظهر في الاعتماد. ولهذا تستحق الشهادة الصادرة ضمن الاعتماد عناء التحقق منها، بينما يصعب الحكم على مكانة الشهادة الصادرة خارج نطاق الاعتماد.

ماذا يعني ذلك لك

إن كنت تختار جهة لمنح الشهادات: اسأل كيف تُدار الحيادية، واسأل من يتخذ القرار. فالجهة التي تجيب عن السؤالين دون تردد قد أنجزت العمل المطلوب.

إن كنت تستعين باستشاري: توقّع أن تسألك جهة منح الشهادات عن هذه العلاقة، وأن تُطبَّق قاعدة العامين إذا كان للاستشاري صلة بالجهة. فهذا هو المتطلب يؤدي عمله، وليس عقبة.

إن كنت حاصلًا على شهادة: لا يستطيع المدقق أن ينصحك بكيفية إغلاق نتيجة تدقيق. وهذا ليس تقصيرًا في المساعدة، بل هو البند 5.2.5.

CAS — جهة منح شهادات أنظمة الإدارة، معتمدة من إيجاك برقم 012418. مجال الاعتماد: ISO 9001 و ISO 14001 و ISO 45001 و ISO 22000 و ISO 50001 و ISO 22301. وتندرج الشهادات الصادرة ضمن الاعتماد لمواصفات ISO 9001 و 14001 و 45001 و 22000 و 50001 في نطاق اتفاقية الاعتراف المتبادل متعددة الأطراف للمنتدى الدولي للاعتماد (IAF MLA) الخاص بإيجاك، أما ISO 22301 فمعتمدة من إيجاك لكنها تقع خارج هذا النطاق.

تحقّق من أي شهادة: cas.com.eg/certsearch