Punti chiave
- 1«Cosa richiede il punto 8.4?» Una descrizione del requisito, di cosa copre e di come la conformità viene tipicamente dimostrata.
- 2«La nostra procedura è adeguata?» Non possiamo esaminare la vostra bozza: sarebbe partecipazione alla definizione del sistema.
- 3«Potete esaminare il nostro manuale prima dell'audit?» No.
La regola è facile da enunciare e più difficile da immaginare. Ecco quindi il confine come appare davvero in una conversazione: forme reali di domanda, e dove ricade ciascuna.
Il criterio non è se una risposta sarebbe utile. È se è generica o specifica del cliente. L'informazione generica è vera per ogni organizzazione che applica la norma. Il consiglio specifico per il cliente è partecipazione alla definizione del vostro sistema, e il punto 5.2.5 della ISO/IEC 17021-1 lo vieta.
Domande a cui rispondiamo pienamente
«Cosa richiede il punto 8.4?» Una descrizione del requisito, di cosa copre e di come la conformità viene tipicamente dimostrata. Vera per tutti.
«La norma richiede una procedura documentata per questo?» Una domanda fattuale sulla norma con una risposta fattuale.
«Come si calcola la durata dell'audit?» Global ACI TECH-3-004 (in precedenza IAF MD 5), numero effettivo di addetti, i fattori che la modificano. Metodologia pubblicata.
«Cosa succede se riceviamo una non conformità maggiore?» Il nostro processo, che siamo comunque tenuti a rendere pubblico ai sensi del punto 8.1.1.
«Qual è la differenza tra correzione e azione correttiva?» Una domanda di definizione. Rispondere non significa progettare la vostra risposta.
«Chi prende la decisione di certificazione?» Personale che non ha svolto l'audit. Una questione strutturale, che vale la pena conoscere.
Domande a cui rispondiamo in parte
«La nostra procedura è adeguata?» Non possiamo esaminare la vostra bozza: sarebbe partecipazione alla definizione del sistema. Possiamo dire cosa richiede il punto della norma e come si valuta la conformità, che è la stessa informazione vista dall'altro lato.
«Quali siti dovrebbero rientrare nel nostro campo di applicazione?» Il campo di applicazione lo determinate voi, ed è confermato al riesame della domanda rispetto a ciò per cui siamo accreditati. Possiamo spiegare come funziona il campo di applicazione e cosa rende fuorviante una sua formulazione ai sensi del punto 8.2.2. Non possiamo tracciare il vostro.
«Dovremmo integrare i nostri tre sistemi?» Possiamo spiegare cosa significa un audit integrato e come incide sulla durata. Se sia adatto alla vostra organizzazione è una decisione vostra.
Domande che decliniamo
«Potete esaminare il nostro manuale prima dell'audit?» No. Il punto 3.3 indica la preparazione o produzione di manuali o procedure come consulenza. Esaminare il vostro e consigliarvi è partecipazione al mantenimento del sistema.
«Potete dirci cosa sistemare per superare l'audit?» No. Significherebbe dare consigli e soluzioni specifiche per l'attuazione. I rilievi sono comunicati con l'evidenza e il requisito; determinare la risposta spetta a voi, e l'azione correttiva richiede che siate voi a individuare la causa.
«Potete svolgere il nostro audit interno?» No, e questo caso ha una conseguenza di due anni. Il punto 5.2.6 ci vieta di certificare un sistema per il quale abbiamo svolto audit interni per almeno due anni dalla fine di quell'attività.
«Quale consulente consigliate?» No. Il punto 5.2.9 vieta di promuovere le nostre attività come collegate a quelle di una società di consulenza, e qualsiasi raccomandazione comprometterebbe l'indipendenza per cui pagate.
«Potete darci un modello?» No. Un modello che produce le vostre informazioni documentate è partecipazione alla definizione del sistema, comunque lo si chiami.
Perché decliniamo in questa forma
Noterete che i rifiuti arrivano con il punto della norma e la motivazione, non con un semplice no.
È voluto, e non è una cortesia. Un rifiuto senza spiegazione appare come scarsa disponibilità e invita a riproporre la domanda in altra forma. Un rifiuto che nomina la regola vi dice qualcosa che potete usare, compresa, spesso, la versione generica della risposta che cercavate.
Il caso scomodo è la domanda davvero ben intenzionata, posta in buona fede da qualcuno sotto pressione, di solito a ridosso di una data di audit. Declinarla sembra poco utile sul momento. Ma l'alternativa è un certificato che non reggerebbe a una verifica, rilasciato a un'organizzazione che vi farà affidamento davanti a un cliente.
Se sbagliamo noi
Gli auditor sono persone, e l'istinto di aiutare è un rischio professionale in questo lavoro. Se un auditor o un membro del personale CAS vi offre qualcosa che sembra un consiglio specifico per il cliente, vogliamo saperlo.
Non come reclamo verso la persona, ma come controllo. Ai sensi del punto 5.2.13 il nostro personale è tenuto a segnalare le situazioni che potrebbero costituire un conflitto di interessi, e l'imparzialità è monitorata, non presunta.
Il nostro canale per i reclami è pubblicato ed è indipendente dal gruppo di audit.
Questo articolo fornisce informazioni generali e non costituisce una consulenza su un particolare sistema di gestione.
CAS — Organismo di certificazione di sistemi di gestione accreditato EGAC n. 012418.
Verificate qualsiasi certificato: cas.com.eg/certsearch
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