ما نستطيع الإجابة عنه، وما يتعيّن علينا الاعتذار عنه

القاعدة سهلة الصياغة، لكن تصوّرها أصعب. لذا نعرض هنا الحدّ الفاصل كما يظهر فعلًا في الحوار: أنماط من أسئلة حقيقية، وموقع كلٍّ منها من هذا الحد.

ليس الفيصل أن تكون الإجابة مفيدة، بل أن تكون عامة أو خاصة بعميل بعينه. فالمعلومة العامة تصدق على كل مؤسسة حاصلة على شهادة وفق المواصفة ذاتها. أما النصيحة الخاصة بالعميل فهي مشاركة في إنشاء نظامك، وهو ما يحظره البند 5.2.5 من ISO/IEC 17021-1.

أسئلة نجيب عنها بالكامل

«ما الذي يتطلبه البند 8.4؟» وصفٌ للمتطلب، وما يشمله، والكيفية التي يُستدل بها عادةً على المطابقة. وهذا يصدق على الجميع.

«هل تشترط المواصفة إجراءً موثقًا لهذا الأمر؟» سؤال وقائعي عن المواصفة، وإجابته وقائعية كذلك.

«كيف تُحتسب مدة التدقيق؟» وفق Global ACI TECH-3-004 (IAF MD 5 سابقًا)، والعدد الفعلي للعاملين، والعوامل التي تعدّلها. منهجية منشورة.

«ماذا يحدث إذا رُصدت لدينا حالة عدم مطابقة جوهرية؟» نشرح إجراءاتنا، وهي إجراءات مُلزَمون أصلًا بإتاحتها للعموم بموجب البند 8.1.1.

«ما الفرق بين التصحيح والإجراء التصحيحي؟» سؤال عن تعريفات، والإجابة عنه ليست تصميمًا لاستجابتك.

«من يتخذ قرار منح الشهادة؟» أشخاص لم يشاركوا في تنفيذ التدقيق. مسألة هيكلية تستحق أن تعرفها.

أسئلة نجيب عن جزء منها

«هل إجراؤنا كافٍ؟» لا يمكننا مراجعة مسودتك، فذلك مشاركة في إنشاء النظام. لكن يمكننا أن نوضح ما يتطلبه البند وكيف يُحكَم على المطابقة، وهي المعلومة نفسها منظورًا إليها من الاتجاه الآخر.

«أيّ المواقع ينبغي أن يشملها نطاقنا؟» أنت من يحدد النطاق، ويُؤكَّد عند مراجعة الطلب في ضوء ما نحن معتمدون له. يمكننا أن نشرح كيف يُحدَّد النطاق، وما الذي يجعل بيان النطاق مضلِّلًا وفق البند 8.2.2، لكننا لا نستطيع أن نرسم نطاقك.

«هل ينبغي أن ندمج أنظمتنا الثلاثة؟» يمكننا أن نشرح معنى التدقيق المتكامل وأثره في مدة التدقيق. أما ملاءمته لمؤسستك فقرارك أنت.

أسئلة نعتذر عن الإجابة عنها

«هل يمكنكم مراجعة دليلنا قبل التدقيق؟» لا. فالبند 3.3 يَعُدّ إعداد الأدلة أو الإجراءات أو إنتاجها من قبيل الاستشارات. ومراجعة دليلك وإبداء المشورة بشأنه مشاركة في المحافظة على النظام.

«هل يمكنكم أن تخبرونا بما يجب إصلاحه لنجتاز التدقيق؟» لا. فهذا تقديم لنصائح وحلول محددة تتعلق بالتطبيق. تُعرض نتائج التدقيق مقرونة بالدليل والمتطلب، أما تحديد الاستجابة فشأنك، والإجراء التصحيحي يقتضي أن تتوصل أنت إلى السبب.

«أيّ استشاري توصون به؟» لا. فالبند 5.2.9 يحظر تسويق أنشطتنا على نحو يربطها بأنشطة جهة استشارية، وأي توصية من هذا النوع ستُخلّ بالاستقلالية التي تدفع مقابلها.

«هل يمكنكم تزويدنا بنموذج جاهز؟» لا. فالنموذج الذي يُنتج معلوماتك الموثقة مشاركة في إنشاء النظام، أيًّا كان المسمى الذي يُطلق عليه.

لماذا نعتذر بهذه الطريقة

ستلاحظ أن اعتذارنا يأتي مقرونًا بالبند والتعليل، لا بكلمة «لا» مجردة.

وهذا مقصود، وليس من باب المجاملة. فالرفض دون تفسير يبدو إحجامًا عن المساعدة، ويستدعي طرح السؤال مجددًا بصيغة أخرى. أما الرفض الذي يسمّي القاعدة فيمنحك شيئًا يمكنك الانتفاع به، بما في ذلك في أحيان كثيرة الصيغة العامة للإجابة التي كنت تبحث عنها.

الحالة الأصعب هي السؤال الصادر بحسن نية حقيقية ممن يقع تحت ضغط، وعادةً ما يكون ذلك قبيل موعد التدقيق. قد يبدو الاعتذار عنه في حينه قليل العون. لكن البديل شهادة لا تصمد أمام الفحص، تُمنح لمؤسسة ستستند إليها أمام أحد عملائها.

إذا أخطأنا

المدققون بشر، والنزعة إلى المساعدة من المخاطر المهنية في هذا العمل. فإذا عرض عليك أحد مدققي CAS أو موظفيها ما يبدو نصيحة خاصة بمؤسستك، فنحن نريد أن نعرف.

لا بوصفه شكوى من شخص بعينه، بل بوصفه أداة ضبط. فبموجب البند 5.2.13، يُلزَم العاملون لدينا بالإفصاح عن أي موقف قد ينطوي على تضارب في المصالح، والحيادية تخضع للرصد ولا تُفترض افتراضًا.

مسار تقديم الشكاوى لدينا منشور، ومستقل عن فريق التدقيق.

هذا المقال معلومات عامة عن الكيفية التي يتعيّن أن تعمل بها جهات منح الشهادات، وليس نصيحة بشأن أي نظام إدارة بعينه.

CAS — جهة منح شهادات أنظمة الإدارة، معتمدة من المجلس الوطني للاعتماد (إيجاك) برقم 012418.

تحقّق من أي شهادة: cas.com.eg/certsearch