Punti chiave
- 1La maggior parte dei registri è costruita su probabilità e gravità.
- 2Qui la ISO 9001 è insolitamente concreta.
- 3Il punto 6.1 determina rischi e opportunità considerando i fattori del 4.1 e i requisiti del 4.2.
Aprite un tipico registro dei rischi ISO 9001 e contate le opportunità. Nella maggior parte dei casi la risposta è zero.
Il punto dice rischi e opportunità, con questa espressione, ripetutamente. L'omissione è così costante che vale la pena chiedersi perché accade, anziché limitarsi a constatarla.
Lo strumento non riesce a contenerle
La maggior parte dei registri è costruita su probabilità e gravità. Quella struttura descrive bene una minaccia: quanto è probabile, quanto è grave.
Un'opportunità non si scompone allo stesso modo. «Aprire un nuovo mercato» non ha una gravità. «Adottare una nuova pratica» non ha una probabilità nel senso inteso dalla colonna. Così le opportunità vengono forzate in una forma che non si adatta, oppure vengono lasciate fuori, e lasciarle fuori è più ordinato.
Lo strumento è stato scelto prima e il punto della norma letto dopo. Quell'ordine è la radice del problema.
Come le descrive la norma
Qui la ISO 9001 è insolitamente concreta. La sua nota fornisce esempi: adottare nuove pratiche, lanciare nuovi prodotti, aprire nuovi mercati, rivolgersi a nuovi clienti, costruire partnership, utilizzare nuove tecnologie e altre possibilità desiderabili e praticabili.
Notate cosa hanno in comune. Sono cose che un'organizzazione potrebbe fare, non condizioni che potrebbe trovarsi di fronte. Un'opportunità, nel senso del punto 6.1, è una linea d'azione a disposizione dell'organizzazione che aiuterebbe il sistema di gestione a conseguire i risultati attesi, non una circostanza favorevole che le capita.
Questa distinzione spiega un secondo schema frequente: registri in cui la colonna delle opportunità contiene rischi invertiti. «Rischio: il fornitore fallisce. Opportunità: il fornitore non fallisce.» Questa non è un'opportunità. È l'assenza di un rischio, e non dice nulla a nessuno.
Da dove vengono davvero
Il punto 6.1 determina rischi e opportunità considerando i fattori del 4.1 e i requisiti del 4.2.
Il contesto comprende fattori positivi: la norma lo dice esplicitamente nella nota al 4.1, secondo cui i fattori possono comprendere elementi o condizioni positivi e negativi da considerare. Un'organizzazione la cui determinazione del contesto elenca solo minacce ha già stabilito cosa conterrà il risultato del suo 6.1, perché l'input non conteneva altro.
Quindi le opportunità mancanti al punto 6.1 hanno spesso origine un punto prima.
Cosa significa «affrontata» per un'opportunità
Per un rischio, affrontarlo è intuitivo: ridurre, evitare, condividere, mantenere con una decisione informata.
Per un'opportunità il linguaggio della norma è lo stesso: determinare quali è necessario affrontare, pianificare le azioni, integrarle, valutarne l'efficacia. Ciò significa che un'opportunità individuata e non perseguita è un esito legittimo, purché la decisione sia stata presa e non evitata.
L'obbligo di valutazione si applica allo stesso modo. Se un'opportunità è stata perseguita, ha dato risultati? Un registro che riporta l'ingresso in un nuovo mercato, senza alcuna valutazione del fatto che abbia migliorato la capacità del sistema di conseguire i risultati attesi, si è fermato nello stesso punto in cui di solito si fermano le voci di rischio.
Cosa nota un gruppo di audit
Zero opportunità in tutto il registro. Non è di per sé una non conformità, ma uno spunto: come sono state determinate, e qualcosa di positivo nel contesto le ha raggiunte?
Opportunità che sono rischi invertiti. Suggerisce che la colonna è stata compilata per soddisfare la parola e non il requisito.
Opportunità senza azioni e senza decisione. Individuate, poi abbandonate in silenzio.
Opportunità perseguite senza valutazione. La stessa lacuna dei rischi, nella metà che nessuno guarda.
La domanda utile
Non «abbiamo opportunità nel nostro registro», che produce una colonna compilata la settimana prima dell'audit.
La domanda che il punto pone davvero è cosa un'organizzazione potrebbe fare, alla luce di ciò che sa della propria situazione, per rendere il proprio sistema di gestione più capace di fornire ciò che deve fornire.
Con una risposta onesta, questa domanda produce voci che nessun modello avrebbe suggerito. Trattata come esercizio documentale, produce una colonna di rischi invertiti.
Questo articolo fornisce informazioni generali e non costituisce una consulenza su un particolare sistema di gestione.
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