ISO 9001 §9.3, riesame della direzione: gli elementi in ingresso richiesti

Il riesame della direzione è il punto più spesso condotto con l'ordine del giorno sbagliato. Il punto 9.3.2 della ISO 9001:2015 elenca ciò che il riesame deve essere pianificato ed eseguito tenendo in considerazione. L'elenco non è un suggerimento, e un auditor legge i verbali rispetto ad esso. Ecco l'elenco, voce per voce, e a che cosa serve ciascuna.

Che cosa richiede il punto

Il punto 9.3.1 fissa lo scopo: l'alta direzione deve riesaminare il sistema di gestione per la qualità dell'organizzazione, a intervalli pianificati, per assicurarne la continua idoneità, adeguatezza, efficacia e l'allineamento con gli indirizzi strategici dell'organizzazione.

Il punto 9.3.2 elenca poi gli elementi in ingresso. Nella struttura dell'edizione 2015 sono:

a) lo stato delle azioni derivanti da precedenti riesami della direzione. Il riesame inizia dove è finito il precedente. Un riesame che non rivisita i propri elementi in uscita precedenti non ha modo di sapere se siano stati attuati.

b) i cambiamenti nei fattori esterni e interni rilevanti per il sistema di gestione per la qualità. Collega il riesame al punto 4.1. I fattori lì identificati non sono statici; il riesame è dove se ne considera il movimento.

c) le informazioni sulle prestazioni e sull'efficacia del sistema di gestione per la qualità, compresi gli andamenti relativi a: — soddisfazione del cliente e informazioni di ritorno dalle parti interessate rilevanti; — grado di raggiungimento degli obiettivi per la qualità; — prestazioni di processo e conformità di prodotti e servizi; — non conformità e azioni correttive; — risultati di monitoraggio e misurazione; — risultati degli audit; — prestazioni dei fornitori esterni.

È l'elemento più ampio, e quello che la maggior parte dei riesami comprime in una sola slide. Il punto parla di andamenti, cioè dati nel tempo e non un'istantanea, e nomina sette cose. Un riesame che ne copre quattro ne ha coperte quattro.

d) l'adeguatezza delle risorse. Se il sistema dispone di ciò che gli serve — persone, infrastrutture, ambiente, conoscenza — per fare ciò che gli è chiesto.

e) l'efficacia delle azioni intraprese per affrontare rischi e opportunità. Il collegamento al punto 6.1. Non se i rischi sono stati identificati, ma se le azioni intraprese al riguardo hanno funzionato.

f) le opportunità di miglioramento. Distinte dalle azioni correttive in c), che rispondono alle non conformità. Questo elemento è quello rivolto al futuro.

Perché l'elenco è un elenco

Ogni elemento chiude un ciclo che un altro punto ha aperto. Le azioni precedenti chiudono il ciclo dell'ultimo riesame. I fattori esterni e interni chiudono il ciclo del contesto. I dati di prestazione chiudono il ciclo di obiettivi, processi e monitoraggio. Le risorse chiudono il ciclo del punto 7. Rischi e opportunità chiudono il ciclo della pianificazione. Il miglioramento apre il successivo.

Letto così, il riesame della direzione non è una riunione. È il punto in cui ogni altro punto riferisce alle persone che possiedono il sistema. Per questo la norma lo affida all'alta direzione, e per questo un auditor tratta gli elementi in ingresso come evidenza e non come ordine del giorno.

Il punto 9.3.3 richiede che gli elementi in uscita includano decisioni e azioni relative alle opportunità di miglioramento, a ogni esigenza di modifica del sistema di gestione per la qualità e alle esigenze di risorse — e richiede informazioni documentate quale evidenza dei risultati. Verbali che registrano presenze e un riassunto, senza decisioni, azioni ed esigenze di risorse, non soddisfano il punto.

Come un auditor legge i verbali

Rispetto all'elenco. Per ogni elemento del 9.3.2: è stato considerato, e c'è evidenza che lo sia stato? Per gli elementi in uscita del 9.3.3: decisioni, azioni ed esigenze di risorse sono registrate? Poi rispetto al 9.3.1: gli intervalli erano pianificati, e l'alta direzione ha partecipato anziché ricevere un rapporto?

L'assenza di un elemento è un rilievo. Lo è anche un elemento nominato nell'ordine del giorno e non effettivamente esaminato — una riga «risultati degli audit: discussi» senza risultati allegati.

Una nota sulla revisione

La ISO 9001 è in revisione. Finché una nuova edizione non sarà pubblicata, la ISO 9001:2015 è la norma, i numeri dei punti sopra sono quelli applicabili, e i certificati ad essa restano validi. Quando una nuova edizione sarà pubblicata, questo articolo sarà aggiornato rispetto al testo pubblicato e non a una bozza.

Che cosa significa per voi

Se conducete il riesame: mettete i sette andamenti di c) nell'ordine del giorno per nome, con i dati. Questa sola modifica chiude la maggior parte dei rilievi sul riesame della direzione che formuliamo.

Se lo preparate: partite dalle azioni del riesame precedente. L'elemento a) è il primo per una ragione.

Se siete sottoposti ad audit: l'auditor leggerà i verbali rispetto al 9.3.2 e al 9.3.3. Leggeteli voi per primi nello stesso modo.

CAS — Organismo di certificazione dei sistemi di gestione accreditato EGAC n. 012418. Campo di accreditamento: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, ISO 50001 e ISO 22301. I certificati accreditati per ISO 9001, 14001, 45001, 22000 e 50001 rientrano nell'ambito IAF MLA di EGAC; ISO 22301 è accreditata da EGAC e resta fuori da tale ambito.

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