Punti chiave
- 1Un emendamento modifica il testo di una norma esistente.
- 2Una revisione sostituisce una norma con una nuova edizione.
- 3Una transizione è la disposizione, non la modifica.
Chiedete quando scade il termine per una modifica a una norma, e la risposta dipende da quale di tre cose è realmente accaduta. Le organizzazioni applicano spesso le regole dell'una all'altra, e il costo è lavoro inutile oppure un requisito mancato.
Emendamento
Un emendamento modifica il testo di una norma esistente. La norma mantiene l'anno della propria edizione; il testo emendato è pubblicato accanto ad essa.
Quando entra in vigore: alla pubblicazione. Non c'è un periodo di transizione, perché nulla viene sostituito.
Cosa succede ai certificati: nulla. Restano validi e fanno riferimento alla stessa edizione.
Cosa fa l'organizzazione certificata: soddisfa il requisito emendato, che ora è semplicemente parte della norma. Emerge al prossimo audit come qualsiasi altro requisito.
La modifica del 2024 sui cambiamenti climatici era un emendamento. Ecco perché attendere una scadenza era la risposta sbagliata: non ce ne sarebbe mai stata una.
Revisione
Una revisione sostituisce una norma con una nuova edizione. Il passaggio dalla ISO 9001:2008 alla ISO 9001:2015 è stato una revisione.
Quando entra in vigore: alla pubblicazione, ma con un periodo di transizione.
Cosa succede ai certificati: i certificati dell'edizione superata restano validi durante la transizione, poi cessano di esserlo alla data di fine. Global ACI (in precedenza IAF) stabilisce le disposizioni di transizione.
Cosa fa l'organizzazione certificata: passa alla nuova edizione entro il periodo previsto, con un audit di transizione che può essere abbinato a un audit di sorveglianza o di ricertificazione programmato.
Transizione
Una transizione è la disposizione, non la modifica. È il periodo, le regole e la data di fine associati a una revisione.
Le disposizioni di transizione sono pubblicate da Global ACI (in precedenza IAF) come requisiti di transizione obbligatori, e vincolano gli enti di accreditamento e gli organismi di certificazione oltre alle organizzazioni certificate. In genere definiscono il periodo complessivo, il momento dopo il quale gli organismi di certificazione smettono di emettere secondo la vecchia edizione e la data in cui tutti i certificati della vecchia edizione scadono, a prescindere dalla scadenza stampata.
Quest'ultimo punto coglie molti di sorpresa. La data di fine transizione prevale sulla data di scadenza stampata sul certificato. Un certificato di un'edizione superata che riporta una scadenza successiva non è valido oltre la fine della transizione.
Perché vale la pena tenere distinta la differenza
Applicare le regole della revisione a un emendamento produce attesa. L'organizzazione cerca una scadenza di transizione, non la trova e conclude che non c'è urgenza, mentre il requisito è in vigore dalla pubblicazione.
Applicare le regole dell'emendamento a una revisione produce una data mancata. L'organizzazione presume che la modifica venga assorbita al prossimo audit e scopre che esisteva una scadenza rigida.
Ignorare che la data di fine transizione prevale sulla scadenza stampata produce un certificato che sembra valido e non lo è: un problema che l'organizzazione certificata scopre di solito quando un cliente controlla un registro.
Cosa chiedere al vostro organismo di certificazione
Di cosa si tratta: un emendamento o una revisione? La risposta determina tutto il resto.
Se è una revisione: qual è la data di fine transizione, ed entro quando deve svolgersi il mio audit di transizione? Sono due date diverse, e la seconda è anteriore.
Può essere abbinato a un audit programmato? Di solito sì, ed è in genere la strada meno onerosa.
Cosa succede al mio certificato attuale? Per un emendamento, nulla. Per una revisione, scade alla fine della transizione a prescindere da ciò che riporta.
Gli organismi di certificazione sono tenuti a dare ai clienti certificati il dovuto preavviso delle modifiche ai requisiti di certificazione, ai sensi della ISO/IEC 17021-1 punto 8.5.2. Se è in arrivo una modifica che vi riguarda, dovreste saperlo da noi e non scoprirlo da soli.
Questo articolo descrive come vengono gestite le modifiche alle norme ed è un'informazione generale, non una consulenza su un particolare sistema di gestione.
CAS — Organismo di certificazione di sistemi di gestione accreditato EGAC n. 012418.
Verificate qualsiasi certificato: cas.com.eg/certsearch
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